دانلود مقاله مدیریت اسناد

روش قبول درخواست ثبت املاک ثبت املاک و اسناد که موضوع قانون ثبت است مانند هر قانون دیگر از قبیل قانون مدنی و کیفری و غیره برای خود هدفی دارد که یکی از اهداف عمده و اساسی ثبت املاک حفظ مالکیت مالکین و ذوی الحقوق نسبت به آنهاست تا از تجاوز و تعدی دیگران در امان بماند و مالکیت افراد از امنیت برخوردار باشد با این مقدمه و بموجب ماده 9 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 26 اسفند 1310 مقرر گردید که از تاریخ تصویب قانون در نقاطی که اداره ثبت وجود داد و در سایر نقاط پس از تشکیل اداه ثبت کلیه اموال غیر منقول هر ناحیه به ثبت برسد و سایر نقاط پس از تشکیل اداره ثبت کلیه اموال غیر منقول هر ناحیه به ثبت برسد و لذا عده کثیری از مردم در اجرای ماده 10 و 11 قانون مذکور در وقت مقرر نبادرت به ثبت املاک خود در اقصی نقاط کشور نموده اند.

اما بعد از انقضاء مواعد مقرر کسانیکه موفق به ثبت املاک خود در اجرای ماده 11 قانون ثبت نشده اند می توانند برابر ماده 12 قانون مذکور نسبت به ملک خود تقاضای ثبت نمایند که جریان آن به شرح زیر می باشد: ابتدا متقاضی بایستی تقاضای خود را همراه با یک برگ استشهاد محلی که به تأیید اهالی محل و همسایگان و مجاورین و معمرین رسیده باشد منضم به فتئکپی شناسنامه خود و سسایر مدارک دیگر از قبیل قولنامه عادی یا هر مدرک مرسوم دیگری که در محل عرف است به اداره ثبت محل وقوع ملک تسلیم نماید.

در استشهاد محلی یا قولنامه عادی بایستی حدود و مشخصات ملک بطور اجمال قید شود در صورتیکه متقاضی آن را بطور عادی از دیگری خریداری نموده مشخصات فروشنده نیز بایستی قید شده باشد.

مسئول اداره ثبت بعد از بررسی مدارک ابزاری در صورتیکه آنها را کافی تشخیص داد، دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و وقت بازدید و معاینه محلی را با توجه به دفتر اوقات که در اختیار دارد تعیین و به متقاضی اعلام می دارد.

متصدی دفتر اندیکاتور پس از ثبت تقاضا در دفتر سوابق را جهت تشکیل پرونده و انجام امور مقدماتی مربوط به بایگانی ارسال می دارد.

مسئول بایگانی با مراجعه به دفتر توزیع اظهارنامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملک را گواهی و در صورتیکه مقداری از سهام ملک مورد تقاضا قبلاً ثبت شده باشد مقدار سهام مجهول باقیمانده را تعیین و مراتب را گواهی نماید.

تذکر1: دفتر توزیع اظهارنامه دفتری است که املاک بخشهای مختلف حوزه ثبتی هر شهرستان به ترتیب پلاک کوبی در آن شماره گذاری گردیده.

سپس در وقت مراجعه متقاضی در روز مقرر متصدی بایگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او با توجه به دفتر اوقات نماینده و نقشه برداری را جعت عزیمت به محل وقوع ملک بمنظور تحقیقات محلی و احراز تصرف مالکانه متقاضی و تنظیم صورت مجلس و ترسیم ملک تعیین و نیز وقت مراجعه بعدی متقاضی را جهت اخذ نتیجه به او اعلام می دارد.

بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد و به نماینده و نقشه بردار فوق العاده مأموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی مکلف است فوق العاده یاد شده را به حساب سپزده ثبت وایز نماید که در این صورت پرونده به حسابداری ارسال و پس از محاسبه میزان فوق العاده متعلقه نسبت به ایام مأموریت متصدی حسابداری قبض سپرده را صادر و به متقاضی تسلیم و او پس از تودیع در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است نسخ مربوط را به ثبت اعاده می‌نماید تا ضمیمه پرونده شود.

آنگاه نماینده و نقشه برداری در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند و پس از استقرار در محل نماینده با توجه به مدارک ابزاری و سوابق امر و وضعیت مجاورین و مشاهدات عینی و پرسش از همسایگان و مطلعین تحقیقات لازم را پیرامون چگونگی مالکیت و نحوه تصرفات مالکانه متقاضی انجام و نقشه بردار نیز ملک را برداشت می نماید.

سپس با نماینده با توجه به مجموع تحقیقات بعمل آمده صورتجلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه را تنظیم و نقشه بردار نیز کروکی ملک را ترسیم و پس از امضاء خود و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورین در صورتیکه ثبت ملک را خالی از اشکال دید اظهارنامه ثبت ملک را نیز تنظیم و پس از امضاء وسیله خود و مالک یا نماینده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نماید.

در صورتجلسه که تحت عنوان صورتجلسه معاینه محی و احراز تصرف مالکانه تنظیم می شود نماینده بایستی ضمن اشاره به دستور رئیس ثبت مبنی بر عزیمت به محب تاریخ حضور خود و نقشه بردار را در محل و نیز روز معاینه محی را قید سپس مشاهدات خود و نحوه مالکیت متقاضی را با تعیین ایادی مربوط بنحوی که ارتباط متقاضی را با کسیکه ملک در دفتر توزیع اظهارنامه به نام او معرفی شده مشخص نماید همچنین حدود و مشخصات و طول ابعاد و مساحت ملک را که وسیله نقشه بردار تعیین می شود در صورت جلسه قید نموده و نظر نهائی خود را در خصوص بلااشکال بودن ثبت ملک بطور صریح مرقوم دارد.

هم چنین در هنگام تعیین شماره برای ملک مورد تقاضا در صورتیکه مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود و مشخصات ملک مورد تقاضا شمارات مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد.

در اظهارنامه ثبت ملک که نماینده آنرا همراه با صورتجلسه معاینه محل و احراز تصرف مالکانه تنظیم می نماید بایستی مشخصات کامل مالک یا مالکین بر اساس متدرجات شناسنامه آنها قید شود و از استناد به مشخصات مندرج در سایر اوراق و مدارک متقاضی از قبیل گواهینامه رانندگی و امثالهم جداً اجتناب شود.

هم چنین سایر ستون های اظهارنامه بایستی بطور دقیق و با خط خوانا تکمیل و پس از امضاء نماینده و متقاضی همراه با صورتجلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئیس ثبت ارائه گردد.

لازم به ذکر است که کل قیمت ملک مورد تقاضا بر اساس قیمت منطقه ای وسیله نقشه بردار تعیین و در ستون مربوط در اظهارنامه قید می شود.

رئیس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و نقشه بردار و بررسی صورتجلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه و تطبیق مندرجات آن با مدارک ابزاری متقاضی در صورتیکه تحقیقات انجام شده و صورتجلسه تنظیمی را کافی تشخیص دهد پس از کنترل مندرجات اظهارنامه با صورتجلسه معاینه محلی آن را امضاء سپس اظهارنامه را در دفتر کد 304 (دفتر ثبت اظهارنامه) ثبت و شماره ردیف دفتر را روی اظهارنامه قید و سوابق را جهت ثبت اظهارنامه در دفتر اندیکاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نمایده و نقشه بردار بترتیب به دفتر و حسابداری ارجاع می نماید.

پس از ثبت اظهارنامه در دفتر اندیکاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و در آنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای بهای کل ملک به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واریز به حساب مربوطه نزد بانک ملی به متقاضی تسلیم و نیز فوق العاده نماینده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نماید.

متقاضی پس از واریز حقوق دولتی متعلقه در بانک نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده گردد.

متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و میزان حق الثبت و مقدماتی را به تفکیک در اظهارنامه قید و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارسال می دارد.

متصدی بایگانی مراتب ثبت ملک را در مقابل شماره ملک مورد ثبت در دفتر توزیع اظهارنامه قید و پس تز ثبت در دفتر آمار پرونده را در ردیف سایر پرونده هائی که بایستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهیه و منتشر شود قرار داده و وقت مراجعه بعدی متقاضی را که معمولاً پایان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملک است به متقاضی اعلام می دارد.

تذکر2: در انجام هر یک از مراحل قبول ثبت چنانچه قانوناً نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح ملاحظه شد بایستی انجام شود بیهی است که استعلام های بی مورد و بدون مجوز که موجب ایجاد وقفه در انجام کار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بایستی از آن اجتناب شود.

روش تهیه و انتشار آگهی نوبتی پس از ثبت ملک و وصول حقوق دولتی متعلقه آن بشرحی که قبلاً توضیح داده شد بر اساس ماده 59 ائین نامه ثبت کلیه املاکی که در هر سه ماه به ثبت می رسند بایستی بترتیب مقرر در آیین نامه در دو نوبت به فاصله 30 روز با ذکر شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع آن در یکی از روزنامه های محلی کثیرالانتشار که از طریق وزارت ارشاد اسلامی تعیین می شوند آگهی گردند تا چنانچه افرادی نسبت به املاک ثبت شده اعتراضی دارند یا حقی برای خود قائل هستند مراتب را ظرف 90 روز از تاریخ اولین انتشار به ثبت محل کتباً اعلام و رسید دریافت دارند.

در آگهی نوبتی که هر سه ماه یکبار تهیه و منتشر می شود باید مشخصات و نکات زیر منظور گردد: شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع لک و محل وقوع املاکی که اظهارنامه آنها در سه ماهه مربوطه قبل تنظیم و جهت انتشار آگهی در ردیف منظور گردیده اند.

املاکی که قبلاً اظهارنامه آنها تنظیم ولی اشتباهاً در موعد مقرر آگهی نشده اند.

املاکی که آگهی نوبتی آنها در وقت مقرر منتشر و لاکن به واسطه اشتباه مؤثری که در انتشار آنها رخ داده و بموجی آراء هیأت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی هیأت نظارت موضوع بندهای 385-386-387 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر 65 منجر ه تجدید آگهی شده اند.

در تهیه پیش نویس آگهی نوبتی که وسیاه مسئول بایگانی انجام می شود بایستی نهایت دقت لازم معمول گردد تا اشتباهی واقع نشود و در مقدمه آن نام شهرستان مربوطه قید سپس مشخصات و شماره پلاک های ثبتی املاک هر بخش که در سه ماهه مربوطه قبل ثبت شده اند بترتیب از کوچک به بزرگ با ذکر مشخصات مالک یا مالکین آن قید آنگاه مشخصات ملک و مالک یا مالکین املاک موضوع بند 2 و بدنبال آن مشخصات ملک و مالک یا مالکین املاک موضوع بند 3 که در اجرای دستور هیأت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی منجر به تجدید آگهی شده اند قید می شود.

سپس در پایان آگهی زمان قبول اعتراض نسبت به املاک ردیف 1 و 2 که 90 روز و املاک ردیف 3 که 30 روز بعد از تاریخ اولین انتشار است ذکر می گردد و نیز مدلول مواد 16 و 17 و 20 قانون ثبت در پایان آگهی درج و تاریخ انتشار نوبت اول و دوم نیز برابر قانون تعیین و قید می شود.

مسئول بایگانی پس از تهیه آگهی نوبتی که تایپ شده آن زا نزد رئیس اداره ارسال و او پس از بررسی و کنترل امضاء و سپس آگهی را طی نامه ای جهت درج در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا محلی و نیز چاپ نسخ پشت سفید به اداره ارشاد اسلای محل ارسال می دارد.

پس از وصول آگهی درج شده در روزنامه و نسخ پشت سفید مسئول بایگانی آن را با پیش نویس آگهی تطبیق و در صورتیکه اشتباهی واقع نشده باشد عین متن عبارت آگهی نوبتی و شماره روزنامه و تاریخ انتشار و نام روزنامه ناشر را در اظهارنامه های مربوطه قید و مراتب صحت و سقم انتشار اگهی را گواهی می نماید.

بدیهی است پس از تطبیق چانچه پلاکی از قلم افتاده یا در چاپ آن اشتباهی واقع شده باشد مسئول بایگانی موظف است مراتب را به رئیس اداره گزارش و او حسب مورد و برابر مقررات دستور مقتضی را صادر خواهد نمود سپس تعداد کافی از نسخ پشت سفید جهت الصاق در معابر عمومی به مأمور ابلاغ تسلیم و او پس از الصاق مراتب را کتباً به اداره اعلام و رئیس ثبت پس از حصول اطمینان الصاق آگهی ها دستور ثبت گزارش مأمور را در دفتر اندیکاتور صادر و پس از ثبت جهت ضمیمه شدن به سابقه به بایگانی ارسال می شود و نیز یک نسخه از آگهی نوبتیبرای ادارات ذیربط ارسال می‌شود و نسخه ای از آن جهت مجلد نمودن با سایر آگهی ها منظور و در نهایت آگهی در دفتر ثبت آگهی های نوبتی ثبت می گردد.

روش رسیدگی به اعتراض آگهی های نوبتی موضوع ماده 16 قانون ثبت بعد از انتشار آگهی نوبتی نسبت به املاکی که بشرح قبل از آنها قبول ثبت بعمل آمده بموجب ماده 16 قانون ثبت هرکس می تواند اعتراضی نسبت به ثبت ملک مورد نظر داشته باشد ظرف 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی مراتب را کتباً به ثبت محل مربوطه اعلام و رسید دریافت نماید.

البته ممکن است افرادی بعد از تنظیم اظهارنامه و قبل از انتشار آگهی نوبتی یا بعد از انقضاء مهلت مقرر نیز نسبت به ثبت ملکی اعتراض نمایند که طریقه رسیدگی به هر یک از آنها بشرح زیر می باشد: چنانچه اعتراض بعد از تنظیم اظهارنامه و قبل از انتشار آگهی نوبتی وسیله معترض به ثبت محل تسلیم شود رئیس ثبت پس از دستور ثبت آن در دفتر اندیکاتور آن را جهت رسیدگی و اقدام به بایگانی ارجاع می نماید مسئول بایگانی پس از ضمیمه نمدون اعتراض به پرونده و ملاحظه چگونگی جریان امر مراتب را طی نامه ای به معترض اعلام می دارد که چون هنوز آگهی نوبتی نسبت به ملک مورد نظر منتشر نشده، لذا اعتراض در این زمان مسموع نبوده و قابل رسیدگی نیست و تأکید می نماید که معترض بایستی اعتراض خود را ظرف نود روز از تاریخ اولین نشر آگهی به ثبت محل تسلیم دارد(موضوع ماده 87 آئین نامه قانون) نامه پس از امضاء رئیس ثبت و درج شماره بر آن توسط متصدی دفتر اندیکاتور به آدرس معترض ارسال می شود.

چنانچه اعتراض ظرف 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی واصل شود رئیس اداره ابتدا دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد و نامه پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت اقدامات بعدی به شعبه بایگانی ارسال می شود.

مسئول بایگانی پرونده مربوطه را استخراج و بعد از ملاحظه آن در صورتیکه تشخیص داد اعتراض ظرف مهلت مقرر واصل شه یک نسخه فتوکپی از آن تهیه و در پرونده ثبتی مربوطه ضبط و سپس قبض رسید اعتراض را که حاوی مشخصات کامل معترض و آدرس دقیق او باشد بنحوی که تاریخ وصول اعتراض با تمام حروف در آن درج شده باشد را صادر و همراه با اصل اعتراض طی نامه ای جهت رسیدگی به دادگاه صالحه محل( در حال حاضر دادگاه حقوقی) ارسال و یک نسخه از قبض رسید را به معترض تسلیم یا به آدرس او ارسال می دارد و اظهارنامه ملک و پوشه پرونده را به مهر اعتراض دارد ممهور می نماید(مواد 90-91-92 آئین نامه قانون ثبت) سپس نامه تهیه شه وسیله مسئول بایگانی پس از امضاء رئیس اداره همراه با اصل اعتراض و قبض رسید مربوطه پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دادگاه صالحه محل جهت رسیدگی ارسال می شود.

چنانچه اعتراض بعد از انتشار آگهی نوبت و انقضاء زمان واخواهی مقرر در قانون به اداره ثبت واصل شود رئیس ثبت دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور صادر و جهت رسیدگی به بایگانی ارجاع می نماید اعتراض پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت اقدام به برای اقدام به بایگانی ارسال می شود مسئول بایگانی پرونده مربوطه را استخراج و با ملاحظه محتویات پرونده و تاریخ انتشار اولین آگهی در صورتیکه وصول اعتراض بعد از انقضاء مهلت مقرر در قانون تشخیص داده شود مراتب را به رئیس ثبت گزارش می نماید مسئول اداره با ملاحظه گزارش مسئول بایگانی و حصول اطمینان از صحت گزارش مبنی بر وصول اعتراض خارج از مهلت دستور رسیدگی به آن را در نشست اداری با حضور ریس دادگاه محل صادر می نماید.

پس از تشکیل جلسه که با حضور رئیس ثبت و رئیس دادگاه محل در وقت مقرر انجام می شود پرونده ثبتی مربوطه و اعتراض واصله مطرح و بررسی آنگاه رأی مقتضی صادر و مراتب در پایان صورتجلسه و انشاء رأی بعمل آمده و به امضاء اعضاء شرکت کننده در جلسه رسیده و سپس پرونده جهت ادامه عملیات ثبتی به بایگانی ارسال می شود، رأی صادره در این مورد قطعی است.

روش انتشار تحدید عمومی بعد از انتشار اولین آگهی نوبتی املاک که به عنوان مجهول المالک به شرح قبل از آنها قبول ثبت بعمل آمده انتشار آگهی تحدید حدود عمومی امکان پذیر می باشد (ماده 66 آئین نامه قانون ثبت) و در تهیه پیش نویس آگهی تحدید عمومی رعایت نکات ضروری است: پیش نویس آگهی تحدید حدود عمومی هر بخش بترتیب شماره املاک تهیه و برای هر یک یا چند پلاک با توجه به موقعیت و مساحت آنها روز یا روزهائی برای تحدید حدود تعیین می شود، بدین معنی که ممکن است برای منظور و یا برای چند پلاک یک روز برای تحدید اختصاص داده شود(موضوع مواد 61 و 62 آئین نامه قانون ثبت) و تاریخ روز تحدید و ساعت مقرر برای شروع عملیات تحدیدی باید ذیل شماره پلاکهای مربوطه قید شود.

در پیش نویس آگهی تحدید عمومی باید دقت شود که فاصله بین روز انتشار آگهی تحدیدی و روز تحدید حدود کمتر از 20 روز و بیشتر از 60 روز نباشد (ماده 67 آئین نامه قانون ثبت) و در ذیل آگهی تذکر داده می شود مجاوری که نسبت به حدود یا حقوق ارتفاقی ملک مورد تحدید حقی برای خود قائل است می تواند فقط ظرف 30 روز از تاریخ تحدید بوسیله اداره ثبت به مرجع صلاحیت دار عرضحال دهد(ماده 20 قانون ثبت).

مسئول بایگانی پس از تهیه پیش نویس آگهی تحدید حدود عمومی آن را نزد رئیس ثبت ارسال و او پس از بررسی و کنترل آن را امضاء می نماید پیش نویس آگهی تحدید حدود پس از تایپ به امضاء مسئول اداره رسیده و همراه با نامه ای که آن نیز وسیله مسئول اداره امضاء می شود و پس از درج شماره بر آنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی مل ارسال می گردد.

پس از وصول اروزامه حاوی اگهی درج شده در آن مسئول بایگای آن را با پیش نویس تطبیق و در صورتیکه اشتباهی واقع نشده باشد مراتب صحت و سقم آن را گواهی می‌نماید.

سپس نسخه ای از آگهی را برای ادارات ذیربط ارسال و نسخه دیگری از آن را جهت مجلد نمودن با سایر آگهی های موجود مظور می نماید آنگاه بایگان مربوطه متن عبارت آگهی و شماره و تاریخ و نام روزنامه ناشر را بر روی هر یک از اظهارنامه ها قید و صحت آن را گواهی می نماید، و نیز تعدادی از آگهی ها جهت الصاق در محل وقوع ملک و ااکن عمومی به مأمور ابلاغ تسلیم می شود که او نیز پس از الصاق آنها در معابر و اماکن عمومی مراتب را به رئیس اداره گزارش و مسئول ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی ها ضمن دستور ثبت گزارش مأمور ابلاغ در دفتر اندیکاتور آن را جهت ضبط در سابقه به بایگانی ارجاع می نماید.

گزارش مأمور پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و در سابقه ضبط می شود.

در خاتمه آگهی ها در دفتر ثبت آگهی های تحدید ثبت می شود.

روش تحدید حدود عمومی هدف از تحدید حدود تشخیص و تعیین حد فاصل ملک مورد تحدید نسبت به املاکی است که با آن املاک همسایگی داد عمل تحدید حدود به عهده نماینده و نقشه بردار است که با راهنمائی متقاضی ثبت و یا قائم مقام او با در نظر گرفتن حدودی که در اظهارنامه ذکر شده و با توجه به میزان مورد تصرف وی صورت می گیرد و روش انجام آن بدین شرح است: پس از انتشار آگهی تحدیدی و قبل از فرا رسیدن موعد تحدید رئیس اداره نماینده و نقشه برداری را جهت انجام عملیات تحدید حدود تعیین و دستور می دهد ابلاغ لازم برای آنها صادر شود.

امور اداری ابلاغ لازم را صادر و پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن به ضمیمه یک نسخه از اگهی تحدیدی آن را به نماینده و نقشه بردار تسلیم می دارد، بدیهی است چنانچه قطعاتی از املاک مورد تحدید خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار و هزینه سفر آنها در تحدید عمومی به عهده ثبت محل ی باشد که بایستی از اعتبار مربوطه پرداخت گردد.

نماینده ققبل از شروع عملیات تحدید پرونده های مندرج در آگهی تحدیدی را از بایگانی تحویل گرفته و رسید آنها را به بایگانی تسلیم می دارد.

با شروع زمان عملیات تحدید نماینده به اتفاق نقشه بردار همه روزه نسبت به تحدید حدود املاک مندرج در آگهی بترتیب تاریخ ضمن رعایت مواد 68 الی 75 و 78 الی 81 آئین نامه قانون ثبت اقدام می نمایند ترتیب تحدید حدود بین نحو است که ابتدا اندازه و متراژ و تعریف حد شمال سپس حد شرق بعد حد جنوب و سپس حد غرب تعیین و مشخص می گردد.

صورتجلسه تحدید حدود املاک مورد تحدید همه روزه بایستی با خطی خوانان و بدون قلم خوردگی و صحیح تنظیم و به امضاء مالک و مجاورینی که حضور دارند برسد نماینده و نقشه بردار نیز خود آن را امضاء بنماید.

نقشه بردار علاوه برترسیم نقشه ملک و تعیین مساحت آن موظف است کل ملک را بر مبنای قیمت منطقه ای ارزیابی و برگ ارزیابی را نیز تنظیم و به امضاء مالک رسانیده و خود نیز آن را امضاء نموده تا همراه با نقشه ملک و صورتجسه پرونده نماید.

در پیش نویس سند مالکیت که وسیله نماینده تهیه می شود علاوه بر قید مشخصات کال مالک و شماره پلاک و محل وقع ملک و حدود و مشخصات آن جریان کامل پیونده بایستی در قسمت مربوطه از ابتدا تا عملیات تحدید ذکر و نماینده نظر نهائی خود را در خصوص صدور سند مالکیت سند مالکیت اعلام و آن را امضاء نماید.

پس از اتمام تنظیم پیش نویس اسناد مالکیت نماینده گزارش ختم عملیات تحدید را به رئیس ثبت ارائه و او نیز دستور ثبت صورتجلسات تحدیدی را در دفتر اندیکاتور صادر می نماید.

پس از ثبت صورتجلسات تحدیدی در دفتر اندیکاتور پرونده ها به ضمیمه صورتجلسه تحدید و برگ ارزیابی و نقشه ملک و پیش نویس سند مالکیت به بایگانی تحویل داده می شود.

روش انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی و نحوه انجام آن املاکی که بواسطه عدم حضور مالک یا جهات دیگر در اجرای ماده قانون ثبت(تحدید عمومی) تحدید نشده یا به اصطلاح از تحدید خارج شده باشند در صورتیکه باستناد تبصره ذیل ماده قانون ثبت نتوان آنها را تحدید نمود در این صورت به درخواست مستدعی ثبت یا قائم قانونی او و هزینه شخصی وی با ذکر علت می توان نسبت به آن ملک تحدید حدود اختصاصی بعمل آورد.

در این حالت متقاضی باید تقاضای خود مبنی بر تحدید اختصاصی را ضمن تقبل و پرداخت هزینه های قانونی آن کتباً به ثبت محل وقوع ملک تسلیم دارد.

تقاضای متقاضی حسب دستور مسئول اداره پس از ثبت در دفتر اندیگاتور جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارجاع می شود، در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه استخراج و پس از بررسی در صورت امکان تحدید اختصاصی جهت پرداخت هزینه‌های قانونی به حسابداری ارسال می شود.

در حسابداری متصدی مربوطه هزینه حق الدرج آگهی و فوق العاده مأموریت نماینده و نقشه بردار را در صورتیکه ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر بوده و بدان فوق العاده مأموریت و هزینه سفر تعلق گیرد محاسبه و فیش مربوطه را صادر و به متقاضی تسلیم می دارد.

متقاضی پس از تودیع وجوه مذکور در حساب سپرده نزد بانک ملی قبوض مربوطه را در جهت ضمیمه شدن به پرونده به حسابداری اعاده می نماید.

پس از ضمیمه نمودن قبوض مربوطه به پرداخت هزینه ها وسیله حسابداری پرونده به بایگانی اعاده و مسئول بایگانی ضمن تهیه پیش نویس آگهی تحدید اختصاصی تاریخ مراجعه متقاضی را که همان روز تحدید است به او اعلام می دارد و متذکر می شود که در تاریخ مذکور در اداره حضور یابد.

سپس پرونده نزد مسئول اداره ارسال می شود و او پس از بررسی پیش نویس آگهی تحدید اختصاصی را امضاء می نماید.

مجدداً آگهی پس از تایپ نزد مسئول اداره اعاده و پس از امضاء او طی نامه ای که آن نیز به امضاء مسئول اداره می رسد و پس از درج شماره بر آنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می گردد.

پس از وصول آگهی درج شده در روزنامه مسئول بایگانی آن را با پیش نویس مطابقت و در صورتیکه صحیح منتشر شده باشد مراتب را گواهی و یک نسخه از آگهی را جهت ادارات ذیربط ارسال و تعدادی از نسخ آن را جهت الصاق در معابر عمومی به مأمور ابلاغ تسلیم می دارد.

مأمور ابلاغ نسخ الصاقی را در معابر عمومی الصاق و گزارش کار را به مسئول ادارع ارائه و او پس از اطمینان از صحت گزارش دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور صادر و به بایگانی ارجاع می نماید.

گزارش مأمور ابلاغ پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضبط در پرونده به بایگانی ارسال می شود.

در روز تحدید حدود رئیس اداره نماینده و نقشه برداری را جهت انجام عملیات تحدید تعیین و ابلاغ لازم را صادر می نماید.

سپس نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی بع محل وقوع ملک عزیمت و بنحویکه در تحدید عمومی گفته شد نماینده مبادرت به تهیه صورتجلسه تحدید حدود نموده و نقشه بردار نقشه ملک را ترسیم و برگ ارزیابی را بر مبنای قیمت منطقه ای تنظیم می نماید.

صورتجلسه تحدید به امضاء نماینده و نقشه بردار و مالک و مجاورین در صورتیکه حضور داشته باشند می رسد نقشه بردار خود امضاء و برگ ارزیابی را نیز به امضاء مالک می رساند نماینده پس از انجام عملیات تحدید حدود مورد تحدید را با مجاورین تطبیق و پیش نویس سند مالکیت آن را تهیه و در پرونده مربوطه ضبط و مراتب انجام کار را به رئیس اداره گزارش می نماید.

مسئول اداره دستور ثبت صورتجلسه تحدید را در دفتر اندیکاتور صادر نموده و پرونده پس از ثبت صورتجلسه تحدید در دفتر اندیکاتور جهت ضبط تا انقضاء زمان واخواهی و مراجعه بعدی مالک به بایگانی ارسال می شود.

در خاتمه فوق العاده مأموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار در صورت تعلق از محل سپرده متقاضی وسیله حسابداری پرداخت می شود.

روش صدور سند مالکیت املاک جاری و نحوه ثبت آن در دفاتر املاک (موضوع ماده 21 قانون ثبت) املاک جاری به املاکی اطلاق می شود که سابقه ثبت در دفتر املاک را نداشته باشند بدیهی است صدور سند مالکیت نسبت به املاک جاری وقتی امکان پذیر است که تحدید حدود آنها به عمل آمده و زمان واخواهی نسبت به اصل و تحدید بلامعارض سپری شده باشد.

صدور سند مالکیت نسبت به املاک جاری تابع تشریفات خاصی است که مراحل رسیدگی آن ذیلاً شرح داده می شود: همانگونه که در مبحث تحدید حدود عمومی و اختصاصی توضیح داده شد پس از انجام عملیات تحدید نماینده محدد پیش نویس سند مالکیت را تهیه و ضبط پرونده می نماید و پس از ثبت صورتجلسه تحدید در دفتر اندیکاتور پرونده جهت انقضاء زمان واخواهی تحدید(30 روز از تاریخ تحدید) و مراجعه بعدی متقاضی به بایگانی ارسال می شود.

پس از انقضاء زمان واخواهی متقاضی بایستی تقاضای خود مبنی بر صدور سند مالکیت را کتباً به ثبت محل تسلیم دارد.

مسئول اداره ضمن دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور آن را جهت رسیدگی و اقدام لازم به نماینده ارجاع می نماید.

تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی فرستاده می شود تا به پرونده مربوطه ضمیمه و نزد نماینده ارسال گردد.

بایگانی پرونده را همراه با تقاضا نزد نماینده ثبت ارسال و او پرونده را بررسی در صورتیکه نقل و انتقالاتی نسبت به آن ملک انجام شده باشد مراتب را در ستون مربوطه در پیش نویس سند مالکیت قید سپس پرونده را جهت انجام گواهی های لازم به بایگانی ارسال می دارد.

مسئول بایگانی یا بایگان مربوطه موظف است ضمن قید عبارات آگهی های نوبتی و تحدیدی و شماره و تاریخ و نام روزنامه های ناشر در پیش نویس سند مالکیت صحت انتشار آنها را گواهی و مراتب عدم وجود اوراق خارجی ضمیمه نشده و عدم وصول واخواهی نسبت به اصل و تحدید حدود را نیز گواهی نموده و پرونده را نزد نماینده مربوطه ارسال دارد.

نماینده ثبت پس از ملاحظه اقدامات انجام شده پرونده را جهت گواهی عدم بازداشت و بند(ز) به دفتر بازداشتی ارسال و متصدی دفتر مذکور ضمن بررسی پرونده در صورتیکه ملک در بازداشت یا وثیقه نباشد مراتب را در ستون مربوطه گواهی می‌نماید.

در این مرحله پرونده جهت محاسبه حقوق دولتی متعلقه برمبنای برگ ارزیابی موجود در پرونده و وصول بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری ارسال می شود.

تذکر1: اعتبار برگ ارزیابی یکسال از تاریخ تنظیم است لذا چنانچه در زمان محاسبه به بقایای ثبتی مدت اعتبار برگ ارزیابی منقضی یا ملک قبلاً ارزیابی نشده باشد حسب دستور مسئول اداره مجدداً بایستی از ملک بازدید و نسبت به آن ارزیابی بعمل آمد.

متصدی حسابداری با بررسی پرونده و احتساب حقوق دولتی وصولی قبل میزان حقوق دولتی متعلقه به ملک را با توجه به برگ ارزیابی تعیین و بهاء دفترچه سند مالکیت را نیز منظور و قبض لازم را صادر و جهت پرداخت به متقاضی تسلیم می‌دارد.

متقاضی وجه مندرج در قبض را در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است واریز و نسخ مربوطه به ثبت را به حسابداری اعاده می دهد.

آنگاه متصدی حسابداری نسخه مخصوص پرونده را ضمیمه و یک جلد سند مالکیت به آن اختصاص و مراتب وصول حقوق دولتی و عدم بدهی ملک را در ستون مبوطه در پیش نویس سند مالکیت قید و گواهی پرونده را جهت اقدام بعدی به دفتر املاک ارسال می دارد.

در دفتر املاک پرونده به یکی از متصدیان ارجاع و او پیش نویس سند مالکیت را در ثبت و صفحه جاری دفاتر مرکز و محل بطریقی که معمول است ثبت و سپس سند مالکیت آن را تحریر و مراتب ثبت و شماره ثبت و صفحه و شماره مسلسل سند مالکیت را در پیش نویس سند مالکیت قید می نماید.

تذکر2: ثبت دفتر املاک و تحریر پیش نویس سند مالکیت با خودنویس بایستی انجام شود.

آنگاه دفاتر مرکز و محل و پرونده جهت امضاء نزد رئیس اداره ارسال می شود.

مسئول اداره پس از بررسی پیش نویس سند مالکیت و ثبت دفاتر املاک و سند مالکیت تحریر شده را امضاء نموده سپس دفاتر به دفتر املاک و پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می شود.

در وقت مراجعه متقاضی سند مالکیت نخ کشی و پلمپ شده و پس از ثبت در دفتر تسلیم اسناد ضمن احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحظه شناسنامه او انجام می‌شود در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و مستخرجه به وی تسلیم می گردد.