مقدمه
هنگامی که آدمی در مسیر رشد عقلانی خود به ضرورت برنامه ریزی[1] در زندگی خویش پی برد آن را در نظامهای اجتماعی به عنوان ابزاری در خدمت مدیریت و رهبری مورد توجه قرار داد و امروز می بینیم که ساختار وجودی سازمانها آن سان پیچیده گشته اند ، که بدون برنامه ریزی های دقیق نمی‌توانند به حیات خود تداوم بخشند . اساس برنامه ریزی ، بر آگاهی از فرصتها و تهدیدهای آتی و چگونگی استفاده از فرصتها و مبارزه با تهدیدها قرار دارد.
فلسفه برنامه ریزی
فلسفه برنامه ریزی به عنوان یک نگرش و یک راه زندگی که متضمن تعهد به عمل بر مبنای اندیشه ، تفکر آینده نگر و عزم راسخ به برنامه ریزی منظم و مداوم می باشد ، بخش انفکاک ناپذیر مدیریت است .
ضرورت برنامه ریزی
فرد و سازمان برای رسیدن به اهداف خویش نیاز به برنامه ریزی دارند بنابر این ضرورت برنامه ریزی ، برای رسیدن به جزئی ترین اهداف یک واقعیت انکار ناپذیر است (خواه برای میهمانی باشد یا سپری کردن یک روز تعطیل ، یا به منظور فروش یک محصول ).
بنابر این نیاز به برنامه ریزی از این واقعیت نشات می گیرد که
همه نهادها در محیطی متحول فعالیت می کنند
عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی ، برنامه ریزی را به صورت یک ضرورت انکار ناپذیر در تمام نهادها در آورده است .
پیتر دراکر معتقد است که میان موثر بودن (انجام کارای درست ) و کارایی (درست انجام دادن کارها ) تفاوت هست و این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم می باشند.
تعریف برنامه ریزی :
برای برنامه ریزی متخصصان از زوایای مختلف ، تعاریف متعددی ارائه کرده اند که ما در اینجا چند نمونه از آنها را یادآور می شویم :
برنامه ریزی عبارت است از :
تعیین هدف ، یافتن و ساختن راه وصول به آن ،
تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد ،
تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند ،
طراحی عملیاتی که که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه ای که از پیش تعریف شده ، تغییر بدهد.
تعریف اصل برنامه ریزی
برای دست یافتن به هدف مورد نظر ، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار ، تلاش ذهنی یا برنامه ریزی کافی صورت بگیرد.
هدفهای برنامه ریزی
هدفهایی که در هر برنامه ریزی دنبال می شود به شرح ذیل است :
افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها
افزایش جنبه اقتصادی(مقرون به صرفه بودن عملیات )
تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و احتراز از تغییر مسیر
تهیه ابزاری برای کنترل
اولویت برنامه ریزی
اگر وظایف مدیریت را حول رئوس هرمی در نظر بگیریم
برنامه ریزی در رأس آن قرار می گیرد ؛ و اگر چه وظایف مدیریت را به طور جداگانه بررسی می کنیم ، ولی همه به هم مرتبط اند و در این بین برنامه ریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است. توالی وظایف بخش اعظم کار مدیر را برنامه ریزی تشکیل می دهد.
همان طوری که ذکر شد وظایف مدیری قابل تفکیک نیستند و این ارتباط به ویژه در وظایف برنامه ریزی و کنترل ملوس تر است زیرا اعمال برنامه ریزی نشده را نمی توان کنترل کرد.
کنترل کردن یعنی نگهداری فعالیتها در یک مسیر و تصحیح انحرافات از روی برنامه .
برنامه ریزی اهداف تمام تلاشهای گروهی را معین کرده ، برنامه هایی دست یابی به آن اهداف را نیز طرح ریزی می کند تا مدیر بداند چه نوع ساختار سازمانی باید انتخاب کند و به تشخیص درست افراد مورد نیاز و ویژگی های فردی لازم برای هر پست ، قادر شود. آنگاه مدیر می تواند مؤثرترین نوع سبک هدایت و سرپرستی را انتخاب کند و استانداردهایی برای کنترل فراهم آورد. بنابر این می توان گفت:
به اجرا در می آید . برای مثال در نقطه زمانی «1» برنامه A از حیز انتفاع می افتد و برنامه B در دستور کار قرار می گیرد . و همین طور در جریان بقیه کار این تغییر جهت ممکن است روی دهد (نمودار 1-1)
انواع برنامه ریزی
< >برنامه ریزی اساسی (استراتژیک) برنامه ریزی اساسی دور اندیشی سازمان یافته ای است که مراحل زیر را در بر دارد:
الف) تعیین ماموریتها و هدفهای دور برد
ب) تفکیک ماموریتها به هدفهای کمی و کیفی کوتاه مدت که این عمل را در اصطلاح هدف گذاری می نامند.
ج) تعیین خط مشی ها یا سیاستها
د) طرح ریزی و برنامه ریزی اجرایی (تاکتیکی)
برنامه ریزی استراتژیک آینده را پیشگویی نمی کند ولی یک مدیر را می تواند موارد ذیل یاری دهد
الف) فائق آمدن مؤثر بر مقتضیات آتی
ب) ارائه فرصت بموقع برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر
ج) کمک به تصمیم گیری درست در زمان مناسب
د) تمرکز بر اعمالی که برای رسیدن به آینده مطلوب باید انجام شوند.
برنامه ریزی استراتژیک با پرسش سؤالاتی درباره هدف و عملیاتی که در جهت وصول به آن در حال حاضر اختصاص یافته است شروع می شود. برای مثال :
< >ما برای ارائه چه خدماتی تلاش می کنیم؟رقابت ما به خاطر چیست؟آیا باید آنچه را هم اکنون انجام می دهیم ادامه دهیم ؟آیا نیازمند به خطوط تولید یا خدمات بیشتر یا کمتری هستیم ؟جو حاکم بر محیطی که ما در آن عمل می کنیم چیست؟کدام یک از تحولات تکنولوژی اجتماعی و سیاسی در شرف وقوع می تواند در چگونگی انجام کارها تاثیر بگذارد؟
که کمک کند ما را در
تعیین نوع ساختار سازمان
برنامه:
هدف کوتاه مدت
و
چگونگی نیل
به آن
لازم است برای
< >
تعیین افراد و زمان نیاز به آنها
تشخیص مؤ ثر ترین نحوه هدایت افراد
تعیین استانداردها و کنترل عملیات
ارزیابی موقعیتها
که بر نوع سرپرستی
اثر دارد و در
برنامه ریزی مقدم بر تمامی دیگر وظایف مدیریت است
این تاثیر تا چه حد است؟< >ما در مقابل این تاثیرات چه می توانیم بکنیم؟پاسخ سؤالات ذیل به مدیران کارهای تولیدی کمک می کند تا فعالیتهای خود را ارزیابی کرده تصمیم بگیرند که چه قسمتهایی را نگهدارند و کدامها را اضافه یا کم کنند؛< >چه محصولی فروش دارد؟به چه قیمتی می توان فروخت؟چه پیشرفتهای فنی صورت گرفته است؟چه هزینه هایی را در بردارد؟نرخ دستمزد چقدر است؟خط مشی دولت در مورد مالیات چیست؟خط مشی سازمان در مورد سود سهام چگونه است؟منابع مالی برای تأمین بودجه کدامند؟محیط اجتماعی و سیاسی سازمان چگونه است؟در بعضی از فرضیه ها حتی خط مشی های آینده نیز پیش بینی می شود. برای مثال اگر سازمانی برای کارمندان خود برنامه بازنشستگی ندارد ، گاهی در مفروضات برنامه ریزی پیش بینی می کند که آیا این امر در آینده صورت خواهد گرفت یا خیر؟ و در صورت مثبت بودن جواب ، چگونه باید باشد؟برنامه ریزی اجرایی (عملیاتی)
برنامه ریزی در برابر واژه انگلبیسی PLANING به کار رفته است . در کتب مدیریت دو واژه programming و planning اغلب به جای یکدیگر به کار رفته اند . بعضی از صاحبنظران مدیریت نظیر جانسون از اصطلاح steategic planning برای برنامه بلند مدت و از medium-rang programming بری برنامه ریزی میان مدت استفاده کرده اند برای اطلاع بیشتر ر. ک
Richard A. Johnson and Other . The theory and manaangement of systems> 3 th edition.( new york :mcgraw – hill book co. 1973 ).p.62