دانلود تحقیق مدیریت و رهبری

مقدمه : مدیریت و رهبری از ارکان هر سازمان و جامعه است .

نیاز به مدیریت و رهبری در همه زمینه‌های فعالیت اجتماعی امری محسوب و حیاتی است و شاید بتوان گفت که یکی از مهمترین فعالیتها در زندگی اجتماعی بشر امروز ، مدیریت است .

در عصر حاضر به کمک این فعالیت است که مأموریتها و اهداف سازمان تحقق می‌یابند ، از منابع و امکانات موجود بهره‌برداری می‌شود و توانایی و استعداد انسانها از قوه به فعل درمی‌آید .

منابع انسانی و مادی بدون هدایت و رهبری لایق ، روبه کاهش و نابودی می‌رود .

مدیر در هر رده‌ای که قرار داشته باشد ، از مدیران ارشد و عالی تا مدیران پایه ، در سرپرستی مستقیم و نظارت بر اجرای عملیات ، برای موفقیت در انجام وظایف سازمانی خود نیازمند به کسب اطلاعات کافی می‌باشند .

ما امروز در یک عصر سازمانی زندگی می‌کنیم ، سازمان به عنوان وسیله و ابزار اجرای هدفهای گوناگون اجتماعی ، فرهنگی و اقتصادی پدیده‌ای است همه جاگیر .

نیروی انسانی جزیی جدایی ناپذیر از دنیای سازمانی را تشکیل می‌دهد .

تحقق هدفهای سازمانی بدون در اختیار داشتن نیروی انسانی کارآمد و علاقمند امکان پذیر نیست .

آشنا ساختن مدیران و کارکنان با دانش مدیریت که جنبه‌های مختلفی را در بر‌می‌گیرد می‌تواند تا حد زیادی برای حل و فصل مسایل و غلبه بر مشکلات و پیش‌بینی شرایط نامطمئن ، راهگشا باشد .

بدیهی است آموزش صحیح و در اختیار قرار دادن ابزار مناسب کار ، باعث پرورش و آماده شدن مدیران شایسته ، مبتکر و خلاق می‌شود و برخورداری آنان از ویژگیهای اخلاقی و انسانی باعث رشد و تکامل مدیریت در سطح جامعه خواهد گردید .

مدیریت مجامع و سهام ایران خودرو : مسئولیتهای کلی ( جاری ) این مدیریت با توجه به تعریف ساختار سازمانی آن نظارت بر عملکرد شرکتهای تابعه ، وابسته و تحت نظارت ، در چارچوب قانون تجارت و سیاستهای متأثر از آیین نامه‌ها و دستورالعملها و مقررات ابلاغی از جانب شرکت ایران خودرو و سازمان گسترش می‌باشد مضافاً اینکه کلیه امور مربوط به سهامداران شرکت ایران خودرو نیز به عهده این مدیریت است .

همچنین این اداره وظیفه پاسخگویی به کلیه مسائل و مشکلات مربوط به سهامداران شرکت ایران خودرو ، نظارت در تهیه و نگهداری آمار سهامداران ، ارتباط مستمر با سازمان بورس اوراق بهادار و پرداخت سود سهام سهامداران طبق برنامه‌ریزی مدیریت مجامع و سهام و نگهداری آمار و اطلاعات مرتبط با سود سهامداران را بر عهده دارد .

این سازمان ارتباط مستقیم با سازمان بورس اوراق بهادار تهران و کلیه شرکتهای زیر مجموعه ایران خودرو مانند : شرکت ایساکو ، شرکت سایکو ، شرکت ایران خودرو دیزل، شرکت گسترش صنایع ایران خودرو دارد .

این اداره زیر نظر مستقیم مدیر عامل شرکت ایران خودرو قرار دارد و دو واحد را تحت پوشش قرار می‌دهد : اداره کل سهام و روابط سهامداران .

نظارت بر شرکتها .

هزینه‌های جاری در این اداره عبارتند از : حقوق و مزایای کارکنان .

هزینه‌های آب ، برق ، سوخت ، تلفن ، کپی ، فاکس و پست .

هزینه‌های مربوط به تعمیر و نگهداری ابزار و وسایل و تجهیزات .

هزینه‌های سرمایه‌ای این اداره نیز شامل : خرید اثاثه اداری و تجهیزات کامپیوتری و کلیه لوازم و مواد مصرف نشدنی می باشد .

اکثر افراد شاغل در این اداره به غیر از مدیر و رؤسای کل به صورت قرار دادی و با مراجعه به اداره گزینش شرکت ایران خودرو استخدام شده‌اند و کارمندان رسمی با 30 سال سابقه کار بازنشسته می‌شوند .

کارمندان 14 نفر هستند که 5 نفر زن و 9 نفر مرد باشند و مدرک تحصیلی آنان لیسانس و دیپلم است .

مدیر ، رئیس کل و رییس اداره دارای مدرک تحصیلی لیسانس و مسئول و سرپرست اداره نیز دیپلمه می‌باشند .

این سازمان واقع در تهران ، خیابان ظفر ، نرسیده به خیابان ولیعصر ، پلاک 359 می باشد .

باتوجه به شرح وظایف کارکنان در هر قسمت تقسیم کار در سازمان انجام گرفته است و مسئولیت شغلی هر کارمند با دامنه اختیارش برابر نیست .

دامنه اختیار هر کارمند فقط محدود به شغلی می‌شود که مسئولیت انجام آن را دارد ، در صورتی که اختیار و مسئولیت باید همگام با یکدیگر پیش بروند .

این دو شباهتی بیشتر از دو روی یک سکه با هم ندارند .مسئولیتهای کارکنان مواردی هستند که باید در برابر آنها پاسخگو باشند ( هزینه‌ها ، تحویلهای به موقع و نگهداری مناسب ) از مسئولیتها به عنوان وظایف افراد نیز یاد می‌شود .

مانند : کنترل کارتهای ساعت زنی ، بررسی حوادث ، زمان بندی برای کارکنان ، نگهداری سوابق ، اما اختیار قدرتی است که برای انجام مسئولیتهای خود به آن نیاز دارند .

مثلاً : اختیار یک سرپرست شامل : حق او در تصمیم گیری ، کنترل هزینه و کیفیت و اعمال انضباط لازم بر کارکنانی است که برای کمک به انجام مسئولیتها در نظر گرفته شده‌اند.

بدیهی است که بدون اعطای اختیار لازم برای انجام امور ، نباید مسئولیتی به سرپرست واگذار شود .

اگر به یک سرپرست ، مسئولیت نظارت بر کیفیت داده شود ، باید این اختیار را داشته باشد که در صورت کاهش کیفیت ، خط تولید را متوقف کرده و یا برای اصلاح وضعیت ، اقدامات لازم را انجام دهد .

اختیار نیز همانند مسئولیت معمولاً به صورت مستقیم از بالادستان به سرپرستان اعطا می‌شود .

رؤسا نیز به نوبه خود اختیارات و مسئولیتهای خود را از مقام ما فوق خویش دریافت می‌کنند و این ترتیب تا مدیر شرکت ادامه می‌یابد .

مدیر نیز اختیارات خود را از هیئت مدیره کسب می‌کند .

قسمت عمده اختیارات و مسئولیتها در اختیار رئیس شرکت قرار دارد و او این اختیار و مسئولیت را به سه قسمت ( بین معاونان تولید ، فروش و مالی ) یا به 20 قسمت ( بین معاونان مسئول 20 محصول مختلف ) تقسیم می‌کند .

هرچه مسئولیتها و اختیارات پایین‌تر می‌آیند کوچکتر و اختصاصی‌تر می‌شوند.

هدف اصلی مدیر و سر پرست از کنترل ، حفظ امور در مسیرهای تعیین شده و اطمینان از منتهی شده برنامه‌ها به اهداف مورد نظر سازمان می‌باشد .

مدیران از کنترل و نظارت به این منظور استفاده می‌کنند که مطمئن شوند کارکنان به موقع در محل کار خود حاضر می‌شوند ، مواد ضایع نشود و یا به سرقت نروند و برخی از افراد از حدود اختیارات خود تجاوز نکنند .

سرپرستان دو کار اساسی را در فرآیند کنترل و نظارت انجام می‌دهند .

در اولین نقش ، سرپرست تا حدودی مشابه یک قاضی عمل می‌کند و وقایع واحد خود را تحت نظر دارد تا ببیند آیا فعالیتها ، شرایط و نتایج ، همانند آنچه انتظار می‌رود انجام می‌شوند یا خیر .

در دومین نقش سرپرستان به عنوان حل کننده مشکلات و تصمیم گیرنده عمل می‌کنند .

آنها به دنبال این هستند که دریابند چرا بعضی امور به اشتباه انجام شده‌اند و سپس تصمیم می‌گیرند که چه کاری باید انجام شود .

پس به طور خلاصه طبق نمودار سازمانی هر فرد در حیطه مسئولیتهای سازمانی خود نظارت کرده و امور را کنترل می‌کند .

در خصوص ارتباطی که باید هدف فرد و اهداف سازمان وجود داشته باشد : اولاً باید مشخص گردد که هدف فرد از کارکردن چیست و کارکردن چه تفاوتی با دیگر فعالیتها دارد .

منظور از کار فعالیتی است که یک فرد ، توانایی یا استعداد‌های خود را برای انجام یا اجرای آن به کار می‌گیرد .

و بیشتر افراد به دو علت کار می‌کنند : 1 بخاطر پولی که بدست می‌آید و مایحتاج و رفاهی که از طریق این پول ، تأمین و ایجاد می‌شود .

2 برای رضایتی که از کار ، ارتباط با دیگر مردم و موفقیت شخصی حاصل می‌شود .

برای بیشتر مردم هر دو امتیاز مهم است یعنی هم پول و هم رضایت شغلی .

اما تا زمانی که حقوق آنان برای انجام امور شخصی‌ کفایت نمی‌کند ، احتمالاً رضایت کاری در درجه پایین‌تری قرار می‌گیرد .

2 ـ برای رضایتی که از کار ، ارتباط با دیگر مردم و موفقیت شخصی حاصل می‌شود .

از کسانی که مسئولیت مدیریت را بر عهده می‌گیرند ، انتظار می‌رود که پیش از منافع شخصی خود ، منافع سازمان را مورد توجه قرار دهند .

البته بر کسی پوشیده نیست که بسیاری از مدیران این چنین عمل نمی‌کنند .

آنها ، اول به منافع خود فکر می‌کنند و منافع شرکت و به خصوص کارکنان در درجه دوم مورد اهمیت قرار می‌گیرد .

کارکنان چنین مدیرانی ، رضایت شغلی کمتری دارند و احتمالاً بیشتر تلاش‌هایشان صرف شکوه‌کردن می‌شود .

امروزه کارکنان می‌خواهند مهارتهایشان به کار گرفته شود و در برابر تلاش بیشتری که ارائه می‌دهند ، حقوق خوبی دریافت کنند .

کارکنان تصور می‌کنند که افزایش بازدهی فقط منافع مشتری ، سهامداران و مدیریت را تأمین می‌کند و برای آنها سودی دربر ندارد .

ولی اگر کار اغلب کارکنان ، باب‌طبعشان باشد و از طرف رؤسای خود واقعاً مورد تمجید قرار گیرند ، بیشتر و بهتر کار خواهند کرد .

بر طبق سلسله مراتب سازمانی مدیریت این اداره مستقیماً از رئیس شرکت ایران خودرو دستور می‌گیرد و مدیر نیز به نوبه خود و در محدوده سازمان خویش دستور دهنده می‌باشد تا کارها مطابق اهداف سازمانی پیش برود .

در رده‌های پایین‌تر این اختیار ، به سرپرستان داده‌ شده است ولی بامشخص بودن قوانین و مقررات هر فردی وظیفه خود را بخوبی انجام می‌دهد و دیگر نیاز به دستور مقام مافوق وجود ندارد .

ارتباطات درون سازمانی این اداره عبارتند از : روابطی که میان کارکنان با سهامداران شرکت برقرار می‌باشد .

ارتباطات برون سازمانی روابطی هستند که با سازمان بورس و اوراق بهادار ، وزارت دارایی و شرکتهای تحت پوشش دارند .

آشنایی با مدیر اداره : آقای غلامرضا شوندی با 16 سال سابقه کار در این اداره، مدیریت این سازمان را بر عهده دارند .

ایشان دارای مدرک تحصیلی لیسانس حسابداری هستند و همچنین حسابدار رسمی شرکت ایران خودرو نیز می‌باشند .

پست قبلی ایشان معاون کل امور مالی شرکت ایران خودرو بوده است که بر اثر جابجایی درون سازمانی ریاست این اداره به ایشان واگذار شده است .

شرح وظایف مدیر : ـ اخذ سیاستها و خط مشی‌های کلان شرکت از مدیریت عامل : خط مشی‌های سازمان ، دستورالعملهای جامعی برای نحوه انجام فعالیت‌هاست .

این دستورالعمل‌ها در بهترین حالت ، نشان دهنده اهداف سازمان و اصول اساسی آن برای انجام امور هستند .

در حالت کلی ، آنها بیانگر تعهد عمومی کارکنان ، فروشندگان ، مشتریان و کل سازمان بوده و در عمل راهنمای سرپرستان و مدیران برای انجام کار به شمار می‌آیند .

در سطح عملیاتی ، بسیاری از سیاستها به سرپرستان فرصت تحقق بهترین نظریاتشان را می‌دهند .

بعضی از سیاستها نیز با قوانین و مقرراتی همراهند که اختیارات سرپرستان را محدود می‌سازند .

سیاست و خط‌مشی ، عموماً توسط مدیران سطح بالای سازمان یا شرکت تعیین می‌شوند ، اما اگر سرپرست از ابتدا آنها را به مرحله اجرا نگذارد ، چیزی جز مجموعه‌ای از کلماتی پیچیده نیستند .

ـ تعیین و اعلام رئوس اصلی برنامه‌ها به واحدهای تحت امر برای تعیین برنامه‌های عملیاتی در کلیه جوانب امر و تبدیل آنها به بودجه‌های اجرایی : بعد از تعیین خط‌مشی‌ها ، باید برنامه‌های عملیاتی ویژه را تنظیم کنیم .

برنامه‌های عملیاتی ، شامل : 1 ـ جداولی هستند که نوع کار و زمان آغاز و پایان آن را نشان می‌دهند .

2 ـ دستورالعمل‌هایی هستند که روشهای دقیق مورد استفاده و سلسله فعالیتهایی را که در انجام کار باید از آنها پیروی شود ، نشان می‌دهند .

ـ اعلام برنامه‌ها و تقسیم کار و مسئولیتها جهت اجرای برنامه بین واحدهای تحت سرپرستی .

برنامه‌ها از فرآیند برنامه‌ریزی حاصل می‌شوند .

برنامه ، کار یا کارهایی است که در آینده قصد انجام آنها را داریم .

قبل از انجام برنامه‌ها ، باید اهداف را مشخص کنیم .

بعد از تعیین این موارد باید روشها و رهنمودهای کلی رسیدن به اهداف را مشخص کنیم .

این روشها ، خط‌مشی‌ها یا سیاستها نامیده می‌شوند که در واقع برنامه‌هایی اصلی هستند که از اهداف سازمانی مشتق شده‌اند .

ـ تأیید و تصویب درخواستها ، تأمین نیازهای اجرایی برنامه‌ها .

ـ تصویب روشها و دستورالعمل‌های مورد نیاز اجرای بهینه کارها در واحدهای تحت سرپرستی .

ـ اتخاذ تدابیر لازم جهت ایجاد روشهای مناسب به منطقه ارتقاء کیفیت و بهره‌وری و بهبود مستمر امور: با وجودی که کیفیت باید نشان دهنده تلاش تمام بخشهای مربوطه ، مانند : طراحی ، مواد ، خرید ، تولید و بازرسی باشد ، سرپرست خط مقدم نقشی کلیدی در نظارت بر وجود کیفیت مورد نظر در محصولات و خدمات ارائه شده دارد .

در صورت فقدان بازرسی رسمی یا بخش کنترل کیفیت ، سرپرستان این امور را انجام می‌دهند .

ـ راهنمایی و توجیه واحدهای تحت سرپرستی به منظور انجام صحیح امور محوله و حل مشکلات اجرایی واحدهای تحت سرپرستی .

ـ تأمین نیازهای علمی و اطلاعاتی واحد ذیربط .

ـ شناسایی امکانات بالقوه نیروی انسانی ، ماشین آلات و تجهیزات و سایر منابع به منظور بهره‌گیری مناسب از آنها .

ـ پیش‌بینی و برآورد در تغییرات محیطی ( ملی و جهانی ) و تغییرات داخلی شرکت و سنجش تأثیر آنها بر فعالیتهای شرکت و پیشنهاد راه حلها و استراتژیهایی که شرکت برای مواجه با آنها می تواند اتخاذ نماید .

-تعیین استراتژی توسعه فعالیتها و سیاستهای اجرایی و پیش‌بینی مقررات و منابع مورد نیاز برای اجرای آنها و ارائه پیشنهاد به مدیریت شرکت در خصوص مسائل فوق .

ـ تعیین استراتژی بهسازی منابع انسانی و واحدهای متبوعه .

ـ شناسایی موانع کاری و برنامه‌ریزی برای رفع و جلوگیری از تأثیر منفی آنها در عملکرد واحد ذیربط .

ـ مشارکت در جلسات سیاستگذاری مدیریت شرکت و طرح مسائل فنی و اجرایی .

ـ اتخاذ تصمیمات کلی در جهت حل و فصل مشکلات کاری .

ـ برقراری تماس ، ارتباط ، همکاری و هماهنگی‌های لازم با مسئولین سایر واحدها به منظور انجام هر چه بهتر امور محوله و اجرای برنامه‌ها .

ارائه خدمات مشاوره تخصصی به مدیریت و سایر واحدهای شرکت .

ـ تجزیه و تحلیل نتایج انجام کارها ( در حین اجرا و در پایان کار ) جهت مقایسه نتایج با اهداف پیش‌بینی شده و کشف انحرافات و موانع موجود در دستیابی به نتایج مطلوب.

ـ بررسی و تجزیه و تحلیل گزارشهای واحدهای تحت سرپرستی و اتخاذ تصمیمات مقتضی در خصوص بهره‌برداری از این گزارشها در انجام وظایف واحدهای متبوعه .

ـ شناسایی افراد توانمند و تفویض اختیار اجرایی در خصوص مسائل کاری : هر یک از اعضای مدیریت به اضافه سرپرستان : می‌توانند برخی مسئولیتها و اختیارات را واگذار کنند .

این دو باید همراه هم باشند .

مثلاً ، سرپرستی که مسئول نظارت بر نگهداری صحیح سوابق در واحد است ، می‌تواند این مسئولیت را به متصدی بایگانی واگذار کند ، ولی متصدی باید اختیار جمع‌آوری برگه‌های زمان از کاربران را داشته باشد و در صورت دقیق نبودن برگه‌ها از آنان بازخواست کند .

ـ نظارت بر اجرای برنامه‌های پیش‌بینی شده و کنترل مراحل پیشرفت کارها .

ـ ابلاغ روشها و دستورالعمل‌های داخلی .

ـ نظارت بر رعایت و حسن اجرای آیین نامه‌ها ، مقررات و ضوابط داخلی شر( ایمنی ، بهداشت و …) در واحدهای تحت سرپرستی .

ـ ارائه گزارش در خصوص فعالیتهای واحد متبوعه و سایر فعالیتهای تأثیرگذار بر روند انجام کارها .

ـ رسیدگی به مشکلات کارکنان و واحدهای تحت سرپرستی و تأمین شرایط لازم برای آسایش و آرامش روحی آنان و برقراری رابطه مناسب بین آنها .

ـ اداره امور پرسنلی کارکنان تحت امر ( استخدام ، اضافه کاری ، مرخصی ، غیبت ، ارزیابی عملکرد و …)‌ .

ـ تصویب و ابلاغ نیازهای آموزشی تعیین شده و معرفی کارکنان برای طی دوره‌های مربوطه : برای تعیین نیازهای آموزشی ( یعنی حد فاصل بین عملکرد مورد انتظار و عملکرد واقعی ) دو روش عمده رسمی و غیر رسمی وجود دارد که هر دو مفید هستند .

در روشهای غیر رسمی ، ‌باید در خصوص موارد زیر کاملاً هوشیار بود : دوباره‌کاری ، میزان تولید ، هزینه‌های کار ، حوادث متعدد ، اضافه‌کاری بیش از حد و روحیه عمومی ضعیف .

این علائم اگرچه ممکن است نشان دهنده نیاز به آموزش باشند ، ولی احتمال دارد نتیجه انتخاب نادرست کارکنان ، مسائل انگیزشی یا شرایط کاری نامطلوب نیز باشند .

روشهای رسمی ، برای سنجش نیازهای آموزشی بسیار سازمان یافته‌اند .

این روشها افراد نیازمند به آموزش را مشخص کرده و نوع آموزش مورد نیاز و حتی تأثیر یا عدم تأثیر آن نوع آموزش را تعیین می‌کنند روشهای عمومی نیاز سنجی ، شامل : مصاحبه ، آزمون مهارت‌ها و مشاهده کارکنان به هنگام کار است .

ـ شرکت در دوره‌های آموزشی که در چارچوب برنامه آموزشی شرکت ، طراحی و اجرا می‌شود .

ـ هماهنگی جهت برگزاری مجامع عمومی عادی سالیانه ، عادی به طور فوق‌العاده شرکتها ، بررسی گزارشات مربوطه و شرکت در مجامع عمومی آنها و اتخاذ تصمیمات مورد لزوم .

ـ نظارت بر اجرای مصوبات مجامع عمومی شرکتهای تابعه ، وابسته و تحت نظارت .

ـ اعمال نظارت در برقراری مطلوب ارائه اطلاعات فیمابین مجموعه تحت نظارت با سطوح ستادی سازمان گسترش و شرکت ایران خودرو و اجرای بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌های ابلاغی به شرکتها و تهیه اطلاعات و گزارشات مورد نیاز سازمان گسترش و شرکت ایران خودرو .

ـ برنامه‌ریزی جهت شرکت سهامداران ایران خودرو در مجامع عمومی این شرکت در رابطه با مسائل و مشکلات سهامداران شرکت ایران خودرو با مراجع ذیربط علی‌الخصوص سازمان بورس اوراق بهادار .

ـ اعمال نظارت جهت اجرای صحیح مراحل پرداخت سود سهام سهامداران شرکت در چارچوب مصوبات مجمع عمومی سالیانه شرکت ایران خودرو .

ـ ساماندهی محیط کار بر اساس اصول و موازین مربوطه .

ـ انجام وظیفه به جای مسئولین واحدهای تحت سرپرستی حسب ضرورت .

ـ انجام سایر امور محوله توسط مدیریت شرکت ایران خودرو .

شرح وظایف اداره کل سهام و روابط سهامداران : ـ اخذ سیاستها و خط‌مشی‌های انجام کار از مقام مافوق .

ـ برنامه‌ریزی عملیاتی برای اجرای برنامه‌های اعلام شده در کلیه جوانب امر .

ـ اعلام برنامه‌های کاری ، تقسیم کار و مسئولیتها جهت اجرای برنامه‌بین کارکنان و واحدهای تحت سرپرستی .

ـ تعیین ، درخواست ، پی گیری و تأمین نیازهای اجرایی برنامه‌ها مانند : لوازم ، نیروی انسانی و سایر منابع .

ـ تعیین روشها و دستورالعملهای مورد نیاز اجرای بهینه کارها در واحد تحت سرپرستی و همکاری در تدوین آنها .

ـ آموزش ، راهنمایی و توجیه کارکنان تحت سرپرستی به منظور انجام صحیح امور محوله .

ـ شناسایی امکانات بالقوه منابع موجود در قسمت مربوطه و بهره‌گیری بهینه از آنها .

ـ مشارکت در جلسات سیاست‌گذاری ، طرح مسائل تخصصی ، اجرایی و اتخاذ تصمیمات به منظور حل و فصل مشکلات کاری .

ـ برقراری تماس ، ارتباط ، همکاری و هماهنگی‌های لازم با مسئولین سایر واحدها .

ـ ارائه خدمات مشاوره تخصصی به مقامات مافوق و سایر واحدهای شرکت(حسب نیاز) .

ـ تجزیه و تحلیل نتایج انجام کارها ( در حین اجرا و در پایان کار ) جهت مقایسه نتایج با اهداف پیش‌بینی شده و کشف انحرافات و موانع موجود در ارائه خدمات .

ـ شناسایی مشکلات و معضلات کاری و برنامه‌ریزی برای رفع آنها و مراقبت و جلوگیری از آثار منفی آنها در عملکرد واحد ذیربط .

ـ بررسی و تجزیه و تحلیل گزارشهای کارکنان تحت سرپرستی و بهره‌برداری از این گزارشها در انجام وظایف .

ـ ایجاد و اجرای روشهای مناسب به منظور ارتقاء کیفیت و بهره‌وری کارکنان و بهبود مستمر امور .

ـ اداره امور پرسنلی کارکنان تحت امر ( استخدام ، اضافه کاری ، مرخصی ، غیبت ، ارزیابی عملکرد و …) .

شرح وظایف اداره نظارت بر شرکتها : ـ متوقف کردن انجام خدمات در صورت مشاهده مغایرت با استانداردهای مورد قبول شرکت و انجام اقدامات فوری برای رفع مغایرتها و موانع .

ـ پیگیری رفع معایب و خرابی لوازم و تجهیزات مورد استفاده .

ـ پیگیری جهت دریافت آمار و اطلاعات معاملات روزانه سهام شرکت از سازمان بورس و کنترل آنها .

ـ پیگیری جهت تهیه و نگهداری لیست معاملات ماهانه سهام شرکت از سازمان بورس به عنوان دفتر ویژه معاملات سهام .

ـ نظارت بر اعمال مستمر نقل و انتقال انجام شده در سازمان بورس به سیستم سهام شرکت و مبادله اطلاعات با سازمان بورس و رفع مغایرتها و اشکالات .

ـ کنترل و پرداخت سود سهام سهامداران در طی سال و تهیه گزارش مربوطه .

ـ نظارت بر تدوین روشها و دستورالعمل‌های کاری داخلی .

ـ نظارت بر رعایت و حسن اجرای آیین نامه‌ها ، مقررات و ضوابط داخلی شرکت(ایمنی بهداشت و …) در واحدهای تحت سرپرستی .

ـ مستند کردن عملیات ، اطلاعات و فعالیتها و ارائه آنها در قالب گزارش مناسب به مافوق .

ـ برقراری هماهنگی مطلوب بین کارکنان و واحدهای تحت سرپرستی و تأمین شرایط لازم برای آسایش و آرامش آنان .

ـ اداره امور پرسنلی کارکنان تحت امر ( استخدام ، اضافه‌کاری ، مرخصی ، غیبت ، ارزیابی عملکرد و …) .

ـ مشارکت در تعیین نیازهای آموزشی و معرفی کارکنان برای طی دوره‌های آموزشی .

ـ انجام وظیفه به جای مافوق یا کارکنان تحت سرپرستی بنابه مورد و دستور مافوق .

ـ انجام سایر امور محوله توسط مافوق .

مصاحبه با کارکنان : خانم ثابت‌زاده ، فوق دیپلم حسابداری با 26 سال سن یکی از اعضای قسمت پرداخت سود سهام می‌باشد که از دو سال پیش در این اداره استخدام شده‌اند و هم اکنون در کنار کار اداره ، تحصیلات خود را نیز در مقطع لیسانس ادامه می‌دهند .

قسمت پرداخت سود سهام در این اداره از مهمترین بخشها می‌باشد چون بیشترین ارتباط با ارباب رجوع از این ناحیه صورت می‌گیرد .

این ارتباطها ممکن است به صورت حضوری یا پرداخت سود سهام به صورت واریز به حسابهای بانکی سهامداران باشد .

این قسمت زیر نظر مستقیم مدیر ، اداره می‌شود .

کارمندان در این قسمت بیشتر به کارهایی از قبیل مشکلات حقوقی مثلاً هنگامی که همسر یکی از سهامداران تقاضای طلاق کرده باشد این شرکت قانوناً موظف است که از سهام او برای پرداخت حق و حقوق همسرش استفاده نماید و یا هر اختلاف یا اشکالی که در موقع خرید و فروش یا ثبت نام سهامداران ایجاد شده باشد توسط آنان حل می‌گردد .

ـ بند اول : برنامه‌ریزی در سازمان در چه رده یا رده‌های سازمان و چگونه انجام می‌شود؟

برنامه‌های اساسی و کلان اداره در سطوح مدیریتی انجام می‌شود و کارکنان اداره نیز تابع برنامه‌ریزیها و تصمیم‌گیریها هستند ولی وقتی که کارمندان پبشنهاداتی چه در امور جزئی یا کلی داشته باشند می‌توانند تقاضای فرم پیشنهاد به سرپرست قسمت خود بدهند و بعد از تأیید پیشنهاد آنها ، علاوه بر اینکه کارمند مربوطه از پاداش بهره‌مند می‌گردد حتی قسمتی که این کارمند در آن مشغول به کار بوده و پیشنهاد از جانب او مطرح شده است نیز پاداشهایی دریافت خواهند کرد و سایر همکاران او نیز از مزایای پیشنهاد جالب فرد بهره‌مند می‌گردند .

ـ بند دوم : آیا تفویض اختیار به رده‌های پایین سازمان امری رایج است ؟

در این سازمان تفویض اختیار به رده‌های پایین زیاد انجام نمی‌شود و مسلماً هنگامی هم که تفویض اختیاری بخواهد صورت بگیرد از جانب مدیر به رئیس کل یا رئیس بخش است و کارمندان در این زمینه هیچ دخالتی ندارند .

ـ بند سوم : تصمیم‌گیریها چگونه اتخاذ می‌شود ؟

همانطوری که در قسمت برنامه‌ریزی گفته شد تصمیم‌گیری‌های اساسی توسط مدیر اداره اتخاذ می‌شود و هر کارمندی فقط در خصوص وظیفه خود می‌تواند تصمیم‌گیرنده باشد.

ـ بند چهارم : آیا وحدت فرمان در سازمان وجود دارد ؟

دستوردهی در این اداره به گونه‌ای نیست که یک نفر دستور دهد و دیگران تابع محض او باشند .

ضوابط و قوانین برای هر فرد مشخص شده است و شخص خود را مکلف می‌داند که این قوانین را رعایت کند و کارهایی را که به عهده او گذاشته شده است را به نحو احسن انجام دهد .

در مقاطع خاصی که برای انجام امور باید دقت و کنترل زیادی اعمال شود رئیس هر قسمت مستقیماً به کارمندان دستور می‌دهد و کارمندان از سرپرست خود کمک نمی‌گیرند ولی در مواقعی که یکی از کارکنان در مرخصی باشد سرپرست از شخص دیگری می‌خواهد که کارهای عقب افتاده او را نیز انجام دهند و در حالت کلی نوعی مشارکت گروهی برای انجام امور صورت می‌گیرد .

ـ بند پنجم : آیا آموزش کارکنان ( آموزش ضمن خدمت ) در سازمان معمول است و اگر هست چگونه اجرا می‌شود ؟

آموزش ضمن خدمت در سازمان فقط برای افرادی که استخدام رسمی هستند تشکیل می‌شود .

این آموزشها شامل کلاسهای زبان و کامپیوتر می‌باشد و بنابر نیاز شرکت و باتوجه به تغییرات سریع در فناوری ، باید به طور مداوم و مستمر تشکیل گردد .

به علت اینکه بعضی افراد دانشجو به سازمان مراجعه و به صورت قراردادی به استخدام شرکت در می‌آیند و ساعت مزد از حقوق و مزایا استفاده می‌کنند این کلاسها شامل آنها نمی شود .

حضور کارکنان در این کلاسها در بالا رفتن رتبه و گروه آنها تأثیر دارد و جزو سوابق آموزشی آنها در پرونده کاریشان ثبت می‌گردد .

ـ بند ششم : مشتریان یا مراجعان سازمان چه کسانی هستند ؟

مشتریان و مراجعان سازمان عمدتاً سهامداران هستند که در مواقعی برای دریافت سود سهام خود و اصلاح اشکالات موقع خرید و فروش و … به این اداره مراجعه می‌کنند و تعداد معدودی از افراد نیز برای کسب اطلاعات اولیه برای خرید سهام و آگاهی از پشتوانه مالی شرکت به اداره می‌آیند .

ـ بند هفتم : فعالیتهای کارکنان چگونه ارزیابی می‌شود ؟

فعالیتهای کارکنان مثل سرعت عمل افراد در انجام کارهای محوله یا مشاهده کیفیت کار انجام شده و … معمولاً توسط سرپرست قسمت مربوطه مورد ارزیابی قرار می‌گیرد .

چون این قسمت ارتباط مستقیم با افرادی دارد که سهام خریده و گاهی فکر می‌کنند که شرکت با پول آنها تشکیل شده و غالباً مشکلاتی را هم به وجود می‌آورند ، تنشها و فشارهای زیادی روی این کارمندان می‌باشد پس در نتیجه انجام این کار دقت و حوصله زیاد می‌طلبد و معمولاً کارمندان وظایف خود را به خوبی انجام می‌دهند .

در ارزیابی مدیر عواملی مانند : دیدن ارتباط کارمندان با ارباب رجوع ، شناخت کافی از افراد ، انتقالاتی که به وسیله رئیس اداره به او می‌شود و گاهی به دلیل حضور مدیر در محیط کاری و … تأثیر دارد .

ـ بند هشتم : فعالیتهای کارکنان چگونه ارزشیابی می‌شود ؟

در این سازمان فرم خاص و مکتوبی برای ارزشیابی فعالیتهای کارکنان وجود ندارد و بیشتر قضاوتها و ارزش‌یابیها به برداشتهای افراد بستگی دارد .

ـ بند نهم : شیوه‌های تشویق و تنبیه چگونه ‌است ؟

در خصوص شیوه‌های تنبیه در این اداره می‌توان گفت گاهی اوقات به کارمندی که برای قسمت خود مشکل‌ساز است به صورت شفاهی تذکراتی داده می‌شود و یا به خاطر تأخیر در ورود به شرکت از مزایای او کم می‌شود ولی در خصوص تشویق مشاهده می‌شود که فرد مورد نظر به صورت مادی مگر در مواقعی خاص مثل دریافت مدرک تحصیلی بالاتر و یا رده کارشناسی بالاتر مورد تشویق قرار نمی‌گیرد در اینجور مواقع یک حس مخصوص به فرد منتقل می‌گردد .

مثلاً احساس می‌کند که برخورد با او متفاوت‌تر از دیگران است یا کارهای حساس و مخصوص به او ارجاع می‌شود .

این حس مثبت برای بسیاری از کارمندان به عنوان شیوه‌ای از تشویق می‌باشد .

ـ بند دهم : حقوق و دستمزدها در چه سطحی است ؟

کارمندان در این اداره بنا بر میزان تحصیلات و رده سازمانی خویش از پایه حقوقی برخوردار هستند که در مواقع ضروری که نیاز به اضافه‌کاری برای انجام وظایف محوله است از مزایا نیز بهره‌مند می‌گردند .

ـ بند یازدهم : آیا رضایت و خشنودی از حقوق و دستمزدها وجود دارد ؟

با توجه به اینکه میزان حقوق ثابت زیاد چشمگیر نیست و میزان حقوق هر کارمند جزء مصوبات وزارت کار می‌باشد و در مقایسه با کارکنان کارخانه ایران خودرو که هر روز مجبور هستند برای رسیدن به محل کار خود مسافتی زیاد را طی کنند و کار آنان به مراتب مشکلتر از وظایف ما است و همچنین با توجه به تعداد زیاد افراد بیکار تحصیل کرده در جامعه در نتیجه تا حدودی از حقوق و مزایا ،رضایت‌مندی وجود دارد .

ـ بند دوازدهم : رابطه مدیر با کارکنان از چه کیفیتی برخوردار است ؟

مدیر با کارکنان رابطه خاصی ندارد و جز در مواقع خاص مانند پرداخت سود سهام ، پرداخت افزایش سرمایه ،در محل کار کارمندان حضور نمی‌یابد .

ولی هنگامیکه کارمندی با مسئله و مشکلی خاص مواجه می‌شود می‌تواند با گرفتن وقت از منشی در دفتر حضور پیدا کرده و مسئله را مطرح کند و به این طریق کارها پیگیری می‌شود .

ـ بند سیزدهم : کارکنان نسبت به ارزش شغلی خود چه نظری دارند ؟

هر کارمندی شغل و وظیفه‌ای که به او محول شده است را با ارزش می‌داند هرچند ممکن است که وظیفه‌اش ایده‌آل او نباشد ولی سعی می‌کند طوری کار کند که احساس آزار نکرده و انجام کار همراه با زجر نباشد .

ـ بند چهاردهم : سرعت انجام کارها چگونه است ؟

اکثر مواقع در طول سال با کمبود وقت مواجه هستیم مثلاً هنوز پرداخت سود سهام تمام نشده با افزایش سهام رو‌به‌رو می‌شویم در نتیجه کارمندان نمی‌توانند جوابگوی عده بیشماری از سهامداران باشند .

بعضی اوقات کارمندان از تعطیلات تابستانی خود نیز استفاده نمی کنند چون در حال پرداخت سود سالهای قبل هستند که شروع به ثبت سهامداران جدید می‌کنند در نتیجه در تمام طول سال کار اداره سنگین می‌باشد .

سهامداران می‌توانند از اواخر نیمه اول سال ( شهریور ماه ) تا آخر آبان به اداره مراجعه و سود سهام خود را دریافت کنند .

اکثر سهامداران شرکت در شهرستانها هستند و عده‌ای هم از اوج شلوغی کار مطلع می‌باشند در نتیجه این موقع از سال برای دریافت سود خود حضور نمی‌یابند در نتیجه در تمام طول سال شرکت با همین برنامه مواجه است .

ـ بند پانزدهم : کارکنان از چه انگیزه هایی برخوردارند ؟

انگیزه ایشان برای کار در اداره در درجه اول برخورداری از استقلال مالی است و دوست دارند از زحمتی که طی سالیان کشیده‌اند به نحو مطلوب بهره برداری کنند و از وقت خود به طور شایسته‌ای استفاده کرده و در آخر باخرید سهام پشتوانه و سرمایه ای برای زندگی آینده خود فراهم کنند .

.

خانم شعبانزاده ، لیسانس زبان با 24 سال سن در قسمت پرداخت سود سهام مشغول به کار هستند .

سابقه کاری ایشان 9 ماه است .

ایشان در جواب پرسشهای مطرح شده اینگونه پاسخ دادند که : ساعت کاری اداره از 8 صبح تا 2 بعد از ظهر می‌باشد که از ساعت 12 تا1 وقت نهار و نماز است که کارمندان با مراجعه به اطاق نهارخوری شرکت می‌توانند در آنجا استراحت کنند .