مدیریت کار و زمان
مقدمه
زمان همیشه به عنوان یک منبع مهم قلمداد شده است.
اما ما عادت کرده‌ایم که اتلاف وقت را بیشتر به گردم دیگران بیندازیم و خودمان را در آن مقصر ندانیم.
ما از کمبود وقت بیشتر به عنوان پوششی استفاده می‌کنیم که فقدان برنامه‌ریزی یا دوراندیشی، تأخیرها و فقدان ضرب‌العجل‌های تعیین شده قبلی در کارمان را از نظر دور دارد.
اما واقعیت این است که ما در یک دنیای آرمانی زندگی نمی‌کنیم و بدین ترتیب مجبوریم با زمان و دیگر منابعی که در اختیار داریم به بهترین نتایج دست یابیم.
مدیریت صحیح زمان، عاملی اساسی در موفقیت هر سازمان محسوب می شود چیزی که تاکنون توجه چندانی به آن مبذول نشده است.
مدیریت زمان و مدیریت کار، اساساً معطوف به انضباط فردی است.
نظامی که انتخاب می‌کنیم تا ما را در استفاده بهتر از وقتمان یاری رساند، به نوعی ارتباط با این هدف است.
عملکرد صحیح هر نظام با عملکرد صحیح کاربران آن سنجیده می‌شود.
هیچ چوب جادویی باعث نمی‌شود که ما به طور اتفاقی از زمانی که در اختیار داریم به طور صحیح استفاده کنیم.
صرفاً کافی است تصمیم بگیریم که اولویت‌های ما کدامند و سپس به آنها بپردازیم.
برنامه‌ریزی و الویت‌بندی اهداف
زمان همانند پول است که ما مقدار مشخصی از آن را در اختیار داریم و برای استفاده بهتر از آن باید برنامه مشخصی، چه در چگونگی مصرف کردن آن و چه درباره تنظیم هزینه‌ها، داشته باشیم.
در محیط کار، شما باید انتظاراتی را برآورده کنید و براساس نتایجی که ارایه می‌دهید، مورد قضاوت قرار می‌گیرید.
موارد مشخصی وجود دارند که جزء وظایف شغلی شما محسوب می‌شوند، اما کار شما لزوماً با آنها قیاس نمی‌شود.
مثلاً ممکن است شما در جلسه‌ای حضور پیدا کنید.
اما حضور در جلسات، در ارزیابی پایان سال شما ملاحظه نخواهد شد.
جملاتی مثل «آفرین کارولین!
بودجه را تنظیم کردی، اما امسال در 405 جلسه شرکت نموده‌ای!» چیزی نیست که دوست داشته باشید از مدیرتان بشنوید.
در هر کاری که به ما محول می‌شود، وظایف متعدد و متنوعی گنجانده شده است، بعضی از آنها مهم‌اند و عدم انجامشان موجب از دست دادن شغل می‌گردد.
بعضی از آنها هم چندان مهم نیستند، اما باید انجام شوند، چرا که بخشی از رویه‌های داخلی کار محسوب می‌شوند.
بعضی از آنها نسبتاً بی‌اهمیت‌اند و باید توسط دیگران انجام شوند.
و در نهایت، بعضی از کارها اصلاً اهمیت ندارند و لزومی به انجام آنها نیست، ما این وظایف را انجام می‌دهیم، چون نوشته‌ای که روی میزمان قرار دارد انجام آنها را گوشزد می‌کند و احساس می‌کنیم که چاره‌ای جز انجام آنها نداریم.
توانایی تفکیک بین انواع مختلف وظایفی که انتظار می‌رود شما انجام دهید، اولین قدم به سوی برنامه‌ریزی و الویت‌بندی مؤثر است.
همین کار در انجام امور خانه هم مصداق دارد.
بعضی کارها مانند پختن غذا و شستشوی لباس و ظروف باید حتماً انجام شوند.
بعضی از کارهای دیگر را لازم نیست انجام دهید و انجام آنها صرفاً به علاقه و تمایل شما بستگی دارد.
(مثل تمیز کردن اتاق زیرشیروانی)
همه با، با وجود آنکه کارهای مختلفی انجام می‌دهیم، در راستای اهداف سازمان حرکت می‌کنیم.
اساساً تمام اهداف شغلی با اهداف بخش‌ها و اهداف کلی سازمان تناسب دارند.
شما باید به طور مشخص از اهداف واحدها و سازمان اطلاع کامل داشته باشید.
اهداف را یادداشت کنید، آنها را از نظر مدیرتان بگذرانید و از تأیید او مطمئن شوید
همه با، با وجود آنکه کارهای مختلفی انجام می‌دهیم، در راستای اهداف سازمان حرکت می‌کنیم.
اهداف را یادداشت کنید، آنها را از نظر مدیرتان بگذرانید و از تأیید او مطمئن شوید.
شناخت تعهدات زمانی وقتی به سازمانی ملحق می‌شوید، شرح کاری در اختیار شما قرار می‌گیرد که حوزه‌های مورد مسئولیت‌تان به تفصیل درآن مشخص شده است.
شرح کار شما حداقل یک بار در سال باید به روز شود و زمان انجام کارهای خاص نیز باید در آن قید گردد.
به عبارت دیگر، اهداف و وظایف فهرست‌شده در شرح کار شما آن چیزهایی هستند که سازمان در قبال انجامشان به شما حقوق می‌پردازد.
این وظایف باید تعهدات اولیه اشتغال را برآورده سازند.
آنها تعهدات زمانی شما را هم شامل می‌شوند.
اگر شرح وظیفه کاری ندارید، آنچه را که فکر می‌کنید در حوزه وظایف کاریتان قرار دارد بنویسید.
آنها را در اختیار مدیرتان قرار دهید و نظر او را جویا شوید که آیا این وظایف همان تعهدات کاری شما هستند یا خیر.
ممکن است به مواردی برخورد کنید که دور از تصورتان باشد!
به همین گونه، اگر مسئول گروهی هستید که فاقد شرح وظیفه است یا لازم است که شرح وظایفش تغییر یابد و به روز شود، از اعضای تیم بخواهید که شرح وظایفش تغییر یاید و به روز شود، از اعضای تیم بخواهید که شرح وظایف مورد نظرشان را بنویسند و در باره مطالب اظهار شده بحث کنید.
اگر شخصی که کارهای مربوط به شغلش را انجام می‌دهد شرح وظایف شغلی خود را خودش بنویسد، نتیجه بهتر می‌شود چرا که آنان بهتر از شما به جزئیات این امر واقف هستند.
رضایت از کار و سبک مدیریت او کارش را دوست داشت.
کارش را بلد بود.
وقتی شروع به کار می‌کرد با چنان علاقه‌ای، تمام وجودش را وقف کار می‌کرد که اغلب، گذر زمان را احساس نمی‌کرد.
او کارش را دوست داشت.
به چیزی به نام «اضافه‌کار» اعتقادی نداشت، برایش این مهم بود که آن بخش از کار را که امروز به عهده گرفته بود تمام کند یا لااقل به سامانی برساند.
اما همیشه مانعی وجود داشت.
همیشه اتفاقی غیرمنتظره می‌افتاد که او را خسته می‌کرد.
همیشه کسی بود که شوق و عشق او را از بین ببرد و احساس شور و شادی او را تبدیل به خستگی کند و این که «برای امروز دیگر بس است.
باید بروم خانه» جمله تکراری و هر روزه‌ای بود که به ذهنش می‌رسید.
آن مانع خسته‌کننده حضور یک فرد به نام «مدیر» بود که به نظر او اصلاً این عنوان برازنده‌اش نبود.
طیفی از مدیران با غرور کاذب تسخیر شده‌اند.
حتی زمانی که نمی‌دانند چه کنند، نیاز به اعمال قدرت و کنترل دارند.
زمانی که برای همه واضح است که در اشتباهند بر درستی و بر حق بودن خود پافشاری می‌کنند.
این افراد معمولاً از کارمندان خود، حمایت چندانی نمی‌کنند.
حتی زمانی که کسی نسبت به شغلش علاقه‌مند باشد.
او را با عناوینی مثل ناهماهنگی با مجموعه کنار می‌گذارند.
یک کارشناس روابط عمومی در مورد محیط کارش نظر جالبی دارد.
وی می‌گوید: محیط کار برایم وقتی مهم است که بدانم با چه کسانی کار می‌کنم، چقدر با آنها احساس نزدیکی دارم و اغلب به ساعتهای طولانی کار اهمیت نمی‌دهم.
کار هر چقدر که سخت باشد به نظرم سخت نمی‌آید وقتی که با مدیر و همکارانم احساس راحتی دارم.
طبعاً همه ما می‌خواهیم در کار مورد توجه قرار گیریم.
می‌خواهیم باور داشته باشیم که ما نیز به همان اندازه رؤسایمان برای شرکت باارزش هستیم و این، کاملاً درست است.
زیرا قسمت اعظم زندگی خود را در کار سپری می‌کنیم.
اما معمولاً این اتفاق نمی‌افتد و همین مسئله موجب نارضایتی از کاری می‌شود که سال‌ها به آن اشتغال داشته‌ایم.
اما فقط کارمندان جز نیستند که از شغل خود ناراضی‌اند برخی مدیران میانی هم چنین وضعی دارند.
حسابدار و مدیر مالی هر مؤسسه یا سازمانی، بخش عظیمی از بار کاری را به دوش می‌گیرد که شاید سنگینی کارش، خیلی به نظر نیاید.
حسین راستگو، یکی از همین مدیران است و دائماً مورد اعتراض است، هم از جانب کارمندان و هم از جانب مدیران.
احساس می‌کند که تمامی خدمات وی نادیده گرفته می‌شود و اصلاً در کارش پیشرفتی ندارد و در واقع اصلاً تلاشهایش، ثمره‌ای ندارد و عزت نفس وی ضعیف شده.
تمامی این حالات را به خاطر دیدگاه رئیس خود می‌داند که کارهایش را بی‌مقدار کرده و قدر او را ندانسته است.
«مدیرانی که با ارزشهای معنوی کار می‌کنند خود را به یاری کارمندان متعهد و ملزم می‌دانند تا از مهارتها و استعدادهایشان به خوبی بهره ببرند.
شور و شوقی که او در ابتدا همراه خود آورده بود بر همه تأثیر گذاشته بود.
اما گویا «رئیس» خیلی از این همه شور و اشتیاق خوشش نمی‌آید.
محیط کار را خشک و زیر دستانش را ماشین‌های بی‌روحی می‌خواست که فقط کارشان را انجام بدهند.
نه خلاقیتی نه ابتکاری و نه حتی هیچ ایده‌ای، از نظر «رئیس» پذیرفته نبود.
مجبور شد با آن محیط وداع کند.
عشق و کار، اجزای اساسی شادی و آرامش روان هستند.
بسیاری از لذتها و سرخوردگی‌های زندگی ما در یکی از این دو یا هر دوی این مقولات قرار می‌گیرد.»هنگامی که مردم دریابند که شایستگی آنان در کار تأیید شده است خلاقیت و بازدهی آنان به سرعت بالا می‌رود.
وقتی به کارمندان توجه بشود و با آنها رفتار شایسته‌ای صورت بگیرد، آنان خدماتشان را به بهترین و کارآمدترین شکل ارائه خواهند داد و وقتی چنین اتفاقی بیفتد اعتبار و منزلت و سود و منفعت در دسترس خواهد بود.