نحوه تضمین کیفیت :
به منظور پالیش میزان پیشرفت فعالیتهای پروژه با اهداف و انتظارات پروژه در جهت محصول رضایت خریداران خدمات شرکت مراحل زیر در مهندسین مشاور نقش پایدار طراحی گردیده که در هر یک از پروژه ها ملاک عمل می باشد.
تعیین مسؤولیتها :
مسؤولیت اجرای مراحل پروژه بعهده کارشناسان پروژه می باشد.
مسؤولیت نظارت بر اجرای روش کار برعهده مدیر پروژه می باشد.
مسؤولیت گرفتن گزارشها، بررسی آنها، ترسیم برنامه زمانبندی و به روز سازی و اعلام مغایرتها به مدیر پروژه بعهده مسؤول کنترل پروژه می باشد.
مسؤولیت ارایه گزارشات پیشرفت کار / شرح تأخیرات به مدیر عامل برعهده مدیر پروژه می باشد.
ابلاغ کار :
پس از عقد قرارداد به دستور مدیر عامل کمیته فنی با حضور مدیران و سرپرستان مرتبط.
پس از عقد قرارداد به دستور مدیر عامل کمیته فنی با حضور مدیران و سرپرستان مرتبط با شرح خدمات تشکیل می گردد.
در این جلسه مدیرپروژه با توجه به صلاحیت، مهارت، دانش و توانایی های لازم بر روی شرح خدمات مورد نظر از سوی مدیر عامل انتخاب می گردد.پس از تعیین مدیر پروژه مسئول کنترل پروژه و تیم فنی پروژه توسط مدیر پروژه پیشنهاد و با تأیید سرپرستان واحدها و مدیر عامل انتخاب می گردد.
کلیه اطلاعات مربوط به شرح خدمات مرتبط با پروژه و تیمهای فنی به کار گرفته شده در پروژه و تیمهای فنی به کار گرفته شده در پروژه و اطلاعات الزامی دیگر در فرم صورتجلسه اعلام پروژه به وسیله سرپرست واحد کنترل پروژه ثبت می گردد.
پس از تأیید مدیر پروژه و تصویب مدیر عامل این فرم در 3 نسخه تهیه شده و به افراد ذیل جهت اطلاع صادر می گردد: 1- مسئول کنترل پروژه 2- مدیر پروژه 3- مدیر عامل
برنامه ریزی
پس از تصویب فرم صورتجلسه اعلام پروژه توسط مدیر عامل مسئول کنترل پروژه فرم اطلاعات کنترل پروژه به شماره FM-38 را در اختیار مدیر پروژه قرار می دهد مدیر پروژه پس از ارزیابی و مطالعات اولیه با تشکیل کمیته فنی که در آن اعضای تیم فنی حضور دارند می بایست ظرف مدت حداکثر 48 ساعت نسبت به تکمیل و ارجاع آن به مسئول کنترل پروژه اقدام نماید این فرم باید به تصویب مدیر عامل برسد.
همچنین فرم مورد نظر بر اساس تعریف زیر و به طور کامل تکمیل گردد.
تعیین ساختار زیر فعالیتها
ساختار ریز فعالیتهای یک پروژه به منظور تسهیل کنترل چگونگی پیشرفت آنها به سطوح مختلف تقسیم می شوند.
ساختار ریز فعالیتهای پروژه در شرکت «ابنیه طراحان البرز»عبارتند از :
فازهای اداری :
فاز 1 : دو مرحله دارد فاز یک قسمت الف و فاز یک قسمت ب که در هر قسمت باید تأیید کار فرما گرفته شود و شامل شناخت، جمع آوری اطلاعات، بازدید محلی ، اخذ اطلاعات از کارفرما، برآوردها و نقشه های اولیه می باشد.
فاز 2 : اجرایی کردن نقشه ها، برآوردهای اجرایی، دفترچه محاسبات.
فاز 3 : نظارت بر اجرای پروژه
ریز فعالیتها :
ریز فعالیتها نشان دهنده جزئیات کار در هر فاز می باشند.
تبصره 1 : برای برآورد ریز فعالیتهای یک پروژه می توان از سوابق پروژه های مشابه موجود نیز استفاده کرد.
تذکر مهم : کلیه مدیران پروژه در هنگام توافق با کارشناسان خود در خصوص نحوه عملکرد طبق روش اجرایی تأمین منابع انسانی عمل می کند و توافقات حاصل شده صورت جلسه به تأیید مدیر پروژه می رسد.
لازم به ذکر است که یک نسخه از این صورتجلسه می بایست به واحد مالی اداری شرکت تحویل داده شود.
تعیین زمان مورد نیاز هر فعالیت :
زمان مورد نظر هر فعالیت توسط مدیر پروژه پس از ارزیابی و مطالعات اولیه تعیین می گردد.
در برآورد این زمانها توجه به پیش نیاز فعالیتها و اولویت اجرا حائز اهمیت می باشد (این زمانبندی بر اساس مان مندرج در قرارداد و توسط تیم کارشناسان پروژه و با توافق گروهی تهیه می گردد.)
تذکر 1 : در صورت وجود مواردی که در فرم اطلاعات کنترل پروژه ستونی برای آنها در نظر گرفته نشده است و یا مواردی که برای مدیر پروژه حائز اهمیت می باشد در ستون توضیحات ذکر و اشاره به آنها جهت اطلاع مسئول کنترل پروژه الزامی است.
تذکر 2 : کلیه مراحل کار توسط افراد مسئول باید طبق برنامه زمانبدی مذکور انجام شود و مدیر پروژه بر این جریان نظارت دارد.
مسئول کنترل پروژه بر اساس اطلاعات مندرج در فرم اطلاعات کنترل پروژه، برنامه زمانبندی پروژه Gant chart را تهیه و به مدیر پروژه جهت تأیید ارائه می نماید.
در صورت وجود تغییرات احتمالی مدیر پروژه موظف است موارد را به مسئول کنترل پروژه طبق فرم تغییرات در برنامه پروژه اعلام نماید تا تغییرات در برنامه زمانبندی تهیه شده اعمال گردد و برای تأیید به مدیر پروژه و تصویب نهایی مدیر عامل مهیا گردد.
لازم به ذکر است این برنامه زمانبندی در 3 نسخه تهیه و به مدیر عامل، مدیر پروژه و مسئول کنترل پروژه، ارائه می شود.
در صورت لزوم یک نسخه به کارفرما ارائه می گردد.
تذکر 3 : بعد از انجام هر گونه تغییرات در برنامه زمانبندی و فازهای اجرایی تغییرات باید به کارشناسان پروژه نیز ابلاغ گردد.
کنترل پروژه
از زمان عقد قرارداد هر پروژه تا زمان پایان پروژه، مسئول کنترل پروژه موظف به کنترل کمی پروژه و مدیر پروژه مسؤول کنترل کیفی و گزارش دهی به مدیرعامل و کمیته فنی می باشد.
تبصره 1 : در صورت لغو شدن فعالیتهای طرح ریزی شده درپروژه ها مدیران پروژه باید مسئول کنترل پروژه را بلافاصله در جریان قرار داده و مسئول کنترل پروژه، برنامه را بازنگری نماید .
تبصره 1 : در صورت لغو شدن فعالیتهای طرح ریزی شده درپروژه ها مدیران پروژه باید مسئول کنترل پروژه را بلافاصله در جریان قرار داده و مسئول کنترل پروژه، برنامه را بازنگری نماید .
کنترل و مدیریت پروژه : کنترل پروژه و مدیریت پروژه بر اساس وزن دهی صورت جلسات دریافتی از سوی مدیران پروژه صورت می گیرد به منظور وزن دهی میزان پیشرفت هر فعالیت، به هر ریز فعالیت درصدی از زمان صرف شده و تحقق آن در ریز فعالیت اختصاص می یابد.
برای اطلاعات مندرج در صورت جلسات فرم صورتجلسه فعالیتهای پروژه به شماره FM-42 ذکر موارد زیر الزامی است : الف – ذکر اقدامات انجام گرفته در هر ماه ب – ذکر اقدامات مورد نیاز بر روی اقدامات انجام گرفته بمنظور پیگیریها ج – موضوع و یا نوع جلسات د – ذکر افراد اقدام کننده جهت انجام اقدامات مورد نیاز ل – ذکر تصویب تغییرات (در صورت تغییرات) ن – ساعات شروع و پایان فعالیتها / جلسات و – ذکر تاریخ دقیق انجام اقدامات مشخص شده تبصره 1 : آیتمهای برنامه زمانبندی پروژه ها در هر فاز، زمانی 100% می شود که از کارفرما نسبت به آن فاز تأیید لازم را اخذ بنماییم.
تبصره 2: لازم به ذکر است با توجه به مفاد قرارداد در صورت عدم اظهار نظر کارفرما نسبت به کلیه مدارک و گزارشات ارائه شده از سوی مشاور پس از مکاتبه مجدد ظرف مدت 30 روز از تاریخ ارائه، تصویب شده تلقی خواهد شد.
تبصره 3 : در پایان هر فاز یا انتهای پروژه در صورت درخواست کارفرما و همینطور تأییدیه فاز مورد نظر توسط نماینده کارفرما مدیر پروژه موظف است فرم نظر سنجی از مشتری و همچنین برنامه ریزی پروژه را به کارفرما (مشتری) ارسال و نتایج آن را از کارفرما درخواست نماید مراحل باید طبق روش اجرایی ارتباطات به شماره PM-09 صورت پذیرد.
تبصره 2 : کلیه نقشه ها در مراحل تهیه در کمیته فنی متشکل از مدیران بخش ها، مدیر پروژه و کارشناسان ارشد (بسته به موضوع طرح) به صورت هفتگی یا 10 روزه تشکیل می گردد و بررسی و اصلاحات لازم به مدیر پروژه اعلام می گردد و پس از حصول اطمینان از کیفیت اقدامات انجام شده مجوز ارسال برای کارفرما صادر می گردد.
گزارش دهی : گزارشهای مسئول کنترل پروژه عبارتند از : الف – گزارش به مدیران پروژه بر اساس برنامه زمانبندی به روز شده و گزارش فعالیت موجود هر مدیر پروژه درصد پیشرفت واقعی پروژه و درصد پیشرفت بر اساس برنامه زمانبندی اولیه با یکدیگر مقایسه شده و گزارشاتی دال بر چگونگی روند پیشرفت پروژه به مدیران پروژه هر ماه یک بار یا بنا به درخواست مدیر پروژه ارائه می گردد.
تذ کر 1 : در صورت تأخیر در هریک از پروژه ها، مدیر آن پروژه در اولین فرصت ممکن، جلسه ای را با حضور افراد ذیربط (مدیران و سرپرستان مربوطه) برگزار می نماید و در خصوص تحلیل علل ریشه ای تأخیرات و راهکارهای لازم برای پیشگیری از تکرار وقوع این تأخیرات و چگونگی جبران آن از طرق مختلف شامل افزایش تیمهای کارشناسی، اضافه کاری، استفاده از خدمات بیرونی و غیره، مشخص و به تصویر مدر مربوطه رسانده و طی فرم بررسی تأخیرات پروژه ها به شماره FM- 40 ثبت می گردند.
در صورتیکه تأخیرات در هریک از مراحل انجام فعالیت غیر قابل توجیه باشد مدیر پروژه طبق روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه به شماره PG-03 و کنترل محصول نامنطبق PG-13 اقدام به پر نمودن فرم اقدام اصلاحی و پیشگیرانه به شماره FG-09 جهت حذف علل بالفعل، مغایرتها می نماید.
تذکر 2 : در صورتیکه تأخیرات موجود در هر فاز بیشتر از 10% از زمان پیش بینی شده باشد و یا آنکه موارد صورتجلسه تنظیم شده قبلی با مدیر پروژه تحقق نیافته باشد گزارشی از چگونگی روند کار و پیشرفت پروژه به مدیر پروژه ارائه می گردد (طی فرم ثبت تأخیرات و بررسی آنها در پروژه تا طی جلسه ای موارد مورد بررسی قرار گیرد.
افراد حاضر در این جلسه مدیر پروژه و مسئول کنترل پروه می باشند).
تبصره 1 : لازم به ذکر است رونوشتی از این فرم به مدیر عامل ارائه خواهد شد.
ب – گزارش به مدیر عامل در صورت تحقق نیافتن نتایج بدست آمده و جبران نشدن تأخیرات، گزارشی از روند پیشرفت پروژه و گزارشات پی گیری های قبلی به مدیر عامل جهت تصمیم گیری ارائه خواهد شد.
مسئول کنترل پروژه موظف به ارائه گزارشات ماهانه جهت چگ.نگی روند کار خود و همچنین موظف به ارائه فرم گزارش وضعیت پروژه ها به شماره FM-41 در آخر هر ماه و زمانهای مورد نیاز می باشد.
ذکر دلائل تأخیرات / درصدهای پیشرفت هر پروژه / اتمام هر فاز از موضوع قرارداد و موارد احتمالی دیگر در آن الزامی است.
ج – گزارش به مدیر مالی مسئول کنترل پروژه موظف است در پایان هر فاز و یا هر یک از موارد توافق شده در بندهای قرارداد (بر اساس مستندات ثبت شده) ، در صورت لزوم موارد را به مسئول مالی گزارش دهد.
د- گزارش دهی به کارفرما با توجه به مراحل قراردادی و پیشرفت پروژه مسئول کنترل پروژه گزارشهای پیشرفت قراردادی مورد لزوم جهت کارفرما را نیز تهیه و با تأیید مدیر پروژه و مدیر عامل به کارفرما ارسال می نماید.
8- ضمائم : فرم صورتجلسه اعلام پروژه به شماره FM-37 فرم اطلاعات کنترل پروژه به شماره FM- 38 فرم تغییرات در برنامه پروژه FM-39 فرم ثبت تأخیرات و بررسی آنها در پروژه به شماره FM-40 فرم گزارش وضعیت پروژه ها به شماره FM-42 فرم صورتجلسه فعالیتهای پروژه به شماره FM-42 فرم گانت چارت پروژه به شماره FM-43 هدف : هدف از تدوین این روش اجرایی ارائه چگونگی تهیه، تصویب، توزیع، کنترل و به روز رسانی کلیه مدارک و مستندات رایج در سیستم مدیریت کیفیت و همچنین شناسایی ، گرد آوری، طبقه بندی، نگهداری و حفظ سوابق مربوط به سیستم مدیریت کیفیت و کنترل سوابق منسوخ، نامنسوخ و یا نامعتبر می باشد.
دامنه کاربرد : دامنه کاربرد این روش کلیه مستندات مؤثر بر سیستم مدیریت کیفیت سازمان مطابق تقسیمات زیر است .
نظامنامه کیفیت - نمودارها خط مشی کیفی - فرمهای سیستم روشهای اجرایی - قراردادها و توافقنامه ها دستورالعملها - مدارک برون سازمانی استانداردهای ملی، بین المللی و آیین نامه ها اهداف کیفی سوابق قوانین مقررات و بخشنامه ها 3.
مراجع - استاندارد Iso 9002 - 2000 - استاندارد Iso 9001-2000 مستندات مرتبط : دستورالعمل مدارک برون سازمانی Wo – 02 5.
تعاریف : کلیه اصطلاحات موجود در متن در حوزه استاندارد Iso 9000-2000 می باشد و همچنین برخی از واژه های بکار رفته نیز به شرح زیر ذکر می گردد: 5-1) تاریخ تهیه : به تاریخ صدور اولین ویرایش از هر مدرک به جزء فرم ها به واحدهای مجری آن مدرک اطلاق می گردد.
5-2) شماره نسخه : شماره ای است که در لیست توزیع نسخ نمایانگر این موضوع می باشد که چندمین نسخه از هر مدرک در هر واحد موجود است.
5-3) تاریخ آخرین ویرایش : تاریخ آخرین بازنگری انجام پذیرفته روی هر مدرک را نشان می دهد.
5-4) شماره اصلاحیه : شماره ای که در لیست توزیع نسخ و در جلد روشها، دستورالعملها و نظامنامه نمایانگر دفعات تغییر به همراه شماره صفحات تغییرات و همچنین شرح تغییرات می باشد.
5-5) تهیه کننده : منظور از تهیه کننده هر مدرک، مسئول اجرای آن مدرک می باشد که به کمک سایر واحدهای مجری آن مدرک و در صورت لزوم اقدام به تهیه آن مدرک می نماید.
5-6) تأیید کننده : منظور از تأیید کننده هر مدرک نماینده مدیریت می باشد که پس از تهیه هر مدرک اقدام به تأیید آن می نماید.
5-7) تصویب کننده : منظور از تصویب کننده هر مدرک مدیریت ارشد سازمان می باشد که پس از تأیید هر مدرک اقدام به تصویب آن می نماید.
5-8) سوابق کیفی : عبارتند از کلیه مکاتباتی که تحت عنوان سابقه در خلال زمان توسط روشهای سیستم ایجاد می شوند که مطابق با استاندارد ISO 9000:2000 میباشند.
9-5) سازمان : منظور از سازمان در کلیه مدارک موجود در سیستم مدیریت کیفیت شرکت می باشد.
6.
مسئولیتها و اختیارات : مسئولیت پیشنهاد اعمال تغییرات در هر مدرک با کلیه پرسنل سازمان می باشد.
مسئولیت بررسی و تأیید پیشنهادات به منظور تهیه یا تغییر هر مدرک به عهده مدیر واحد می باشد.
مسئولیت تأیید در جدول تهیه، تصویب ذکر شده است.
نماینده مدیریت مسئول پیگیری جهت اخذ امضاهای مجاز مستندات اصلی این نظام می باشد.
مسئولیت تصویب کلیه مدارک به عهده مدیر عامل می باشد.
مسئولیت حفاظت، نگهداری و پیشگیری از مفقود شدن مستندات برعهده واحدهای نگهدارنده است و مسئولیت مربوط باید تمهیدات لازم را در این زمینه بکار گیرند.
مسئولیت تکمیل و به روز آوری فرمهای شناسنامه تغییرات و فرم فهرست مدارک و توزیع نسخ و جمع آوری نسخ منسوخ، نگهداری و تهیه نسخه پشتیبان به صورت الکترونیکی به عهده مسئول کنترل مستندات می باشد.
مسئولیت نگهداری سوابق کیفی هر واحد به عهده مسئولین انتخاب شده از طرف مدیر آن واحد می باشد.
7-1) مستند سازی : برای تدوین کلیه روشهای اجرایی و دستورالعملهای مورد نیاز در سیستم به عنوان یک روش (شیوه) قالب زیر را باید رعایت نمود : 7-1-1) هدف : هدف از تدوین روش اجرایی یا دستورالعمل در این بند ذکر می گردد.
7-1-2- دامنه کاربرد : دامنه کاربرد روش اجرایی یا دستورالعمل در سازمان باید در این بند ذکر گردد.
7-1-3- مراجع : هر سندی که در نگارش روش اجرایی یا دستورالعمل بدان ارجاع شده است در این بند ذکر می گردد و معرفی آن بدین صورت است که به نام و شماره ویرایش سند اشاره می شود.
7-1-4) مستندات مرتبط : تمامی مستنداتی که با این روش اجرایی و دستورالعمل مرتبط هستند (به جزء فرمهای ضمائم قسمت 7) و در داخل روش به آنها اشاره شده است ذکر می گردد.
7-1-5) تعاریف : با توجه به اینکه رویه تدوین شده باید پاسخگوی نیازهای استاندارد Iso 9001-2000 باشد بنابراین اصطلاحات بکار رفته حتی المقدور باید تابع تعاریف این استاندارد باشد و چنانچه از اصطلاحات خاصی در تدوین روش اجرایی یا دستورالعمل استفاده می گردد باید مفهوم آن در بند تعاریف ذکر گردد.
7-1-6) مسئولیت ها و اختیارات : مسئولیتها و اختیارات اجرای هر روش یا دستورالعمل در این بند ذکر می گردد.
7-1-7) روش اجرا : در این بند از روش اجرایی می بایست چگونگی انجام فعالیتها کاملاً تشریح گردد.
7-1-8) ضمائم : عنوان فرمهای مذکور روش اجرایی یا دستورالعمل می بایست در این بند ذکر گردد.
7-2) کنترل مستندات : 7-2-1) تهیه (تغییر): در صورت تشخیص نیاز به تهیه و یا تغییر یک مدرک (مستند) توسط فرد مذکور در فرم پیشنهاد تهیه یا تغییر مدرک بشماره FG-01 درج شده و به مدیر مافوق مربوطه ارجاع می گردد پس از اعلام نظر مدیر واحد سپس در صورتی که این پیشنهاد توسط نماینده مدیریت مورد تأیید قرار گرفت و پس از تصویب مدیر عامل پیشنهاد فوق جهت اجرا به مسئل کنترل مدارک و مستندات اعلام می گردد تا با هماهنگی فرد متقاضی و جهت تدوین یا تغییر مدرک مذکور توسط تهیه کننده اقدامات لازم صورت پذیرد.
(لازم به ذکر است در مورد مدارک و مراجع برون سازمانی این مورد غیر ممکن می باشد).
تبصره : قابل ذکر است که تنها فرد مجاز به منظور اعمال تغییر در هر مدرک، تهیه کننده آن مدرک می باشد.
7-2-2) نحوه صدور اصلاحیه: در تجدید نظر و تغییر مدارک اگر کل مدرک تغییر کند مدرک جدید با شماره ویرایش جدید چاپ و جایگزین می گردد اما اگر جزء کوچکی از مدارک تغییر یابد تغییرات در جدول مربوطه روی جلد سند، درج می گردد سپس همان صفحه تغییر یافته از مدرک خارج می شود و صفحه اصلاح شده جایگزین آن می گردد.
در نظامنامه شش اصلاحیه و در روش اجرایی و دستوالعمل ها چهار اصلاحیه می تواند اعمال شود اگر تغییرات از موارد مشخص شده بیشتر باشد آن سند بطور قطعی مورد بازنگری قرار گرفته و در اینصورت با شماره ویرایش جدید چاپ خواهد شد.
تغییر در فرمها با تغییر شماره ویرایش انجام گرفته و اصلاحیه برای آنها صادر نمی شود.
7-2-3) تهیه، تأیید، تصویب و توزیع : جدول صلاحیت تهیه / تأیید / تصویب مستندات سیستم مدیریت کیفیت بدین ترتیب می باشد : نماینده مدیریت مسئول پیگیری جهت اخذ امضاهای مجاز این جدول می باشد.
پس از تهیه یا اعمال تغییر در هر مدرک و همچنین پس از حصول اطمینان از انطباق آن مدرک با وضعیت موجود و خواسته های استاندارد Iso 9001 – 2000 توسط مدیر مافوق مربوطه و نماینده مدیریت مسئول کنترل مستندات ضمن اختصاص دادن کد به مدارک تهیه شده یا مورد بازنگری قرار گرفته در فهرست مدارک این فهرست را بروز نموده و تهیه یا تغییر مدرک را در شناسنامه تغییرات مدرک درج می نماید.
وی همچنین پس از مهمور نمودن مدرک تهیه شده به مهر سبز Control ، این مدرک را در واحدهای لیست شده در فهرست مدارک توزیع می نماید و با تکمیل فرم توزیع نسخ تحویل گیرنده آن را امضا می کند.
مسؤل کنترل مستندات به هنگام توزیع مستندات (مدارک جدید) موظف است مدارک قدیمی را جمع آوری نموده و آنها را امحاء نماید و یک نسخه از این مدار را ضمن مهمور نمودن به مهر قرمز Not Valid نزد خود به عنوان سابقه نگهداری نماید.
همچنین مدارکی که جهت اطلاع به مشتری و طرفهای خارج سازمانی صادر میگردد با مهر آبی Only For Information مهمور می گردد.
جهت کنترل بر روی مدارک برون سازمانی نیز که در سیستم مدیریت کیفیت مهم طلقی می گردند مدارک وارده به سازمان با مهر سیاه Approved Document مهمور گردیده و با درج تاریخ ورود و شماره ثبت و بایگانی میگردد.
تهیه این نوع از مدارک یا از طریق سایتهای اینترنتی مربوطه یا به صورت آزاد از سازمانهای قانون گذار دولتی و غیر دولتی خریداری میشود مدیران هر بخش موظف هستند در هر 12 ماه از به روز بودن مراجع قانونی مورد استفاده خود توسط استعلام از آن مراجع قانون گذار مطلع شده و در صورت وجود ونیرایشهای جدید مدارک یا مدرک مورد نظر را به مسئول کتابخانه جهت تهیه و قرار دادن در آرشیو فنی کتابخانه به صورت کتبی اعلام نمایند.
و با اعلام این مدارک به مسئول کنترل مدارک و مستندات ایشان موظف است فهرست مدارک بشماره FG – 02 را بروز نموده و با جمع آوری فهرست قدیمی فهرست جدید را در اختیار مدیر واحدها قرار دهد.
کلیه نسخ دریافت شده ویرایش قبلی، باستثناء نسخه اصلی که در بالا توضیح داده شد، توسط مسئول کتابخانه معدوم میگردد.
تذکر 1 : هیچ مدرکی پس از تأیید و صدور نباید بجز از روش تشریح شده در بند 7-2-1 این روش اجرایی دچار تغییر شده و هر گونه قلم خوردگی و ...
که سبب مخدوش شدن مدارک گردد آن مدرک را از درجه اعتبار ساقط می نماید.
تذکر 2 : هیچ فردی بدون درخواست قبلی از مسئول کنترل مدارک و مستندات و تأیید درخواست، اجازه تهیه کپی از قسمتی یا کل مدارک را ندارد.
و هر گونه کپی برداری غیر مجاز و استفاده آن در این سیستم نامعتبر می باشد.
کنترل بر مستندات الکترونیکی مؤثر بر سیستم مدیریت کیفیت : این نوع مستندات جهت حفظ از آسیب و از بین رفتن بوسیله مسئول هر قسمت (Backup در دو نسخه پشتیبان) تهیه می گردد نسخه اول نزد مسئول قسمت و نسخه دوم نزد نماینده مدیریت حفظ و نگهداری می گردد و همچنین جهت استفاده با درج تاریخ نسخه پشتیبان بر روی آنها تاریخ نسخه را جهت استفاده مشخص می سازد.
(همواره آخرین نسخه جهت استفاده معتبر است).
7-2-4) کد گذاری مدارک : فهرست انواع مدارک موجود در سیستم مدیریت کیفیت سازمان به همراه کدهای اختصاص یافته به هر گروه عبارتند از : شماره مدرک : تبصره 1 : جهت کد گذاری قراردادها شمارنده مدرک کد سه رقمی به ترتیب زیر می باشد از 099 – 001 مربوط به قراردادهای آزاد، از 100 تا 199 مربوط به قراردادهای مسکونی، اداری، تجاری، صنعتی، از 200 تا 299 مربوط به قراردادهای آموزشی، درمانی، از 300 تا 399 مربوط به قراردادهای مقاوم سازی، از 400 تا 499 قراردادهای وزارت راه می باشد.
در ضمن کلیه قراردادهای مربوط به بررسی و کنترل اداره کل مشاوران با شمارنده 401 و کلیه قراردادهای بررسی و کنترل شرکت ساخت آزادراهها با شمارنده 402 مشخص می گردد.
تبصره 2 : شناسایی، طبقه بندی، کد گذاری و کنترل کلیه مدارک برون سازمانی طبق دستورالعمل کنترل مدارک و مکاتبات برون سازمانی به شماره WO-02 انجام می گیرد.
7-3) شناسایی و ردیابی و نگهداری سوابق کیفیت 7-3-1) سوابق مربوط به سیستم مشخص و از سایر سوابق موجود در سازمان قابل شناسایی هستند و سوابق بسته به مورد استفاده در بخشهای مربوطه به آنها نگهداری می شوند.
بعضی از این سوابق بسته به توافق به عمل آمده در قراردادها، می توانند در اختیار مشتری قرار گیرند.
7-3-2) سوابق قابل شناسایی و ردیابی می باشند و مدت نگهداری سوابق از طرف مسئولین نگهداری سوابق مشخص می شود.
در پایان مدت تعیین شده بخشی از سوابق که پریود نگهداری آنها به پایان رسیده است زیر نظر مدیر واحد ذیربط و توسط مسئول آن معدوم شده و کلیه سوابق به روز می گردد.
7-3-3) فهرست سوابق و موضوعات مندرج در بندهای (7-3-1) و (7-3-2) همین روش اجرایی در قالب فرم مشخصات سوابق به شماره FG-04 ضبط و نگهداری می شود.
7-3-4) در موارد سوابقی که بصورت نسخ الکترونیکی نگهداری می گردند نیز مدت زمان نگهداری سوابق در قالب فرم مشخصات سوابق به شماره FG-04 نگهداری و با علامت * مشخص می شوند.
یادآوری : کلیه مستندات منسوخ شده این نظام که ناشی از بهینه سازی، اصلاح و حذف قسمتی از مستندات می باشد در صورتیکه تغییرات مربوطه مطابق این سند صورت گرفته باشد، یک نسخه از مستندات باطل شده در زونکنی خاص نزد مسئول کنترل مدارک و مستندات و بمدت 3 سال نگهداری خواهد شد.
7-5-3) تشکیل پرونده از سوابق کیفیت با توجه به عوامل زیر تعیین می گردد: - ضرورت دستیابی به کلیه اطلاعات مرتبط (با توجه به نوع فعالیت) با یک مراجعه - سرعت مورد نیاز برای دسترسی به اطلاعات مرتبط بدیهی است کلیه سوابق کیفیت بایستی در محلهای مناسب نگهداری شد ه تا از بروز هر گونه آسیب محفوظ باشند.
محل نگهداری سوابق، واحدهای سازمانی مربوطه می باشد و لازم است به گونه ای آنها را نگهداری نمایند که براحتی و به سرعت قابل دستیابی بوده و از آسیب دیدگی محفوظ بمانند.
بعلاوه مدت نگهداری سوابق با توجه به نوع سابقه، شرایط محیطی خاص، امکانات شرکت و محرمانه بودن آنها مشتمل بر دو قسمت، مدت نگهداری در بایگانی جاری و راکد می باشد.
نگهداری سوابق کیفیت تعریف شده در شرکت بصورت مکتوب و یا نرم افزاری است و تعیین هریک از انواع فوق برای نگهداری سوابق بر اساس نظر مدیر واحد مربوطه انجام می شود.
بر این اساس سوابق کیفیت در سطح سازمان در پرونده و زونکن های مورد نظر بایگانی و نگهدار یمی گردد به گونه ای که بخشی از این سوابق یا همه آنها بصورت فایل های کامپیوتری در CD ، Backup گرفته شده و نگهداری می شود.
یاد آوری : در صورت نگهداری سوابق به صورت نرم افزار باید بطور ماهیانه از اطلاعات Backup تهیه شود.
8.
ضمائم: * فرم پیشنهاد تهیه / تغییر / حذف مستندات بشماره FG-01 * فرم فهرست مدارک بشماره FG-02 * فرم شناسنامه تغییرات مدارک بشماره FG-03 * فرم مشخصات سوابق به شماره FG-04 * فرم توزیع نسخ FG-05 مستنداتتهیهتأییدتصویبنمودار سازمانیهیأت مدیرههیأت مدیرهضمدیر عاملخط مشیمدیر عامل-----مدیر عاملنظامنامهنماینده مدیریتنماینده مدیریتمدیر عاملروش اجراییمدیر مربوطهنماینده مدیریتمدیر عاملدستورالعملهریک از پرسنلمدیر واحدمدیر عاملفرمهاپرسنل / مدیر مربوطهنماینده مدیریتمدیر عامل