امروزه رشد روز افزون فناوری اطلاعات[1] و تأثیر چشمگیر آن درافزایش بهره وری سازمانهای دولتی و خصوصی در سطح جهان، حرکت جهانی را به سمت بهره گیری از انواع مختلف سیستم های اطلاعاتی به ویژه سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ، موجب شده است که کشور مانیز در مسیر این حرکت قرار گیرد. این حرکت در داخل کشور در پیش روی خود با تحولات، موفقیت ها، شکست ها، چالش ها و مقاومتهای فراوانی مواجه بوده است. سازمانهای دولتی و خصوصی زیادی از (MIS) به عنوان یک ابزار خوب مدیریتی و مؤثر در امر تصمیم گیری بهره گیری نموده اند و سازمانهای بیشتری هم دراین فرایند از مزایای آن بی بهره مانده اند.
بررسی مسایل و مشکلات مربوط به فرایند طراحی، استقرار، بهره برداری و توسعه سیستم های اطلاعات مدیریت در کشور می تواند در چنین فضایی در تصمیم گیری کلیه ارکان دولتی و خصوصی حایز اهمیت باشد. چرا که استفاده سنجیده و آگاهانه از فناوری های اطلاعاتی مدرن به ویژه (MIS) در کشور می تواند راه توسعه و پیشرفت و ترقی کشور را هموارتر نماید و کارآیی و اثربخشی آنها را بیشتر نماید.
در این مقاله به بررسی این مسایل و مشکلات ، موانع پیش روی سازمانها به ویژه سازمانهای دولتی پرداخته شده است و موانع پیش روی سازمانها به سه گروه موانع انسانی، موانع سازمانی و موانع محیطی تقسیم و درمورد آنها مباحثی ارایه و به ویژه با تمرکز بر موانع انسانی و با بهره گیری از نتایج تحقیقات میدانی که در تعداد زیادی از سازمانها به ویژه سازمانهای دولتی انجام شده، این موانع معرفی گردیده اند. در پایان نیز پیشنهاداتی به کاربران، طراحان و راهبران سیستم های اطلاعات مدیریت برای برخورد با این موانع ارایه گردیده است.
1- مقدمه
یکی از نامهای دوره کنونی زندگی بشر، عصر اطلاعات و یا عصر اطلاعات و ارتباطات است. علت این نامگذاری در واقع به خاطر توجه بسیار زیاد و فعالیتهای گسترده ای است که در این دوران در زمینه جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات انجام گرفته و می گیرد.
درعصر حاضر ، مدیران نیاز پیدا کرده اند که اطلاعات [2] مربوط به اموری را که با آن سروکار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل کنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه که در همه فعالیتهای سازمانهای عصر حاضر بدون استثناء دیده می شود، آنرا مبادله کنند.
برخی از صاحبنظران مدیریت را مترادف با تصمیم گیری می دانند.[3] لذا مدیر برای آنکه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات ، راجع به وضعیت یا مشکلات مربوط به موضوعی که می خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد.اگر تعریف مدیریت تصمیم گیری در نظرگرفته شود، آنگاه برخی از صاحب نظران معتقدند که یک تصمیم خوب، تصمیمی است که 80 تا 90 درصد متکی به اطلاعات و 10 تا 20 درصد متکی به مهارت، توان و تجربه مدیر باشد. بدین ترتیب ارزش و اهمیت اطلاعات مشخص می گردد. یعنی اگر به مدیر اطلاعات غلط و نامربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطع دارای اشتباه خواهد بود. ولی اگر به مدیر اطلاعات صحیح و مربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطعی نه، ولی به احتمال زیاد دارای صحت و تناسب لازم برای سازمان، خواهد بود، البته به شرط آنکه توان تصمیم گیری و بکارگیری اطلاعات در مدیر وجود داشته باشد.
اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است که دانش و آگاهی[4] آن سیستم را تشکیل می دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده[5] و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است. اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات کسب کند، دانش آن پیوسته درحال افزایش و گسترش بوده و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید. [1]
رمز موفقیت هر مدیر ونظام مدیریت در هر سازمان این است که بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد. بکوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیرمجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان بالا ببرد . دقت نماید که از یک طرف، سازمان با هجوم داده های جدید، در حالی که آمادگی درک یا پذیرش آنها را ندارد، مواجه نشود و از طرف دیگر، بین پیش داشته ها و یافته های جدید ، شکاف عمیقی به وجود نیاید. چرا که اگر جز این شود، نظام مدیریت نه تنها به دلیل حضور حلقه های مفقوده فراوان، قادر به پیوند اطلاعات جدید بر پیکر سازمان نخواهد بود بلکه به لحاظ بیگانگی سازمان با اطلاعات جدید ، توان هرگونه تصمیم گیری صحیح برای پیشرفت و توسعه را نیز از دست خواهد داد.
[1] - Information Technology
[2] - Information
[3] -Herbert Simon
[4] - Intelligence
[5] - Data