دانلود مقاله روش بودجه بندی شرکت

- هدف هدف از تهیه این روش، ایجاد نظام بودجه‌بندی عملیاتی شرکت سرمایه‌ گذاری دانایان‌پارس می‌باشد.[i] 1-1- هدفهای کلی؛ بر پایه این روش: 1-1-1- از یک سو برنامه‌ریزی مدیریت در چارچوب یک نظام بودجه‌ای، به اطلاعات عددی (مالی) و ضوابط عملکردی دوره‌های کوتاه‌مدت مبدل می‌گردد و از سوی دیگر، از طریق نظام گزارشهای مدیریت، گزارشهای مورد لزوم و به هنگام سطوح مختلف مدیریت را، در ارتباط با اطلاعات بودجه‌ای، در مقایسه با اطلاعات واقعی و تجزیه و تحلیلهای مرتبط با آن در اختیار مدیریت قرار می‌دهد.

2-1-1- اطلاعات و تجزیه و تحلیلهای به عمل آمده در این گزارشها، مدیریت شرکت را در استفاده مناسب و منطقی از امکانات بالقوه و فرصتهای موجود یاری نموده و کنترل مدیریت را از طریق بررسی انحرافات و ارزیابی عملکردها عملی می‌سازد.[ii] 3-1-1- اطلاعات مندرج در صورتهای بودجه، شامل: صورت بودجه عملکرد و سود و زیان صورت بودجه کل درآمدهای عملیاتی و غیرعملیاتی صورت بودجه کل هزینه‌های عملیاتی و غیرعملیاتی صورت بودجه خرید و ایجاد داراییهای ثابت بصورت طبقه‌بندی شده و به تفکیک واحدهای سازمانی شرکت، اطلاعات مورد نیاز مدیریت را فراهم می‌آورد.

2-1- اهداف بودجه‌بندی مهمترین هدفهای مورد نظر از تهیه و تنظیم بودجه و ایجاد کنترلهای بودجه‌بندی عبارتند از: 1-2-1- تعیین اهداف کوتاه مدت (دوره‌ای) هر یک از فعالیتها جهت حصول اطمینان از دست‌یابی به اهداف نهایی شرکت.

2-2-1- تعیین معیارهای سنجش عملکرد به منظور ایجاد انگیزه و کمک به مدیریت، اعم از مدیریت عامل و مدیران واحدهای ستادی شرکت، در جهت نیل به اهداف بخشی از پیش تعیین شده.

3-2-1- هماهنگی در فعالیتهای شرکت، از طریق مشارکت مدیران و مسؤولین سطوح مختلف در بودجه‌بندی شرکت.

4-2-1- ایجاد توازنی منطقی بین برنامه‌ها و طرحهای ادوار مختلف از طریق اجرای صحیح بودجه.

5-2-1- سنجش و کنترل فعالیتهای هر یک از ادوار با استفاده از ارقام بودجه به منظور کنترل هزینه‌ها و استفاده بهینه از منابع شرکت.

6-2-1- فراهم نمودن زمینه تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری در رابطه با مغایرتها و بهبود عملیات، به منظور هدایت کلیه فعالیتهای شرکت در جهت میل به اهداف نهایی.

> پیوست شماره 2-5: شمای کلی مراحل تهیه و کنترل بودجه 3-1- اثرات و فواید تهیه بودجه عملیاتی مهمترین اثرات و فواید تهیه بودجه عملیاتی شرکت عبارتند از: 1-3-1- چارچوبی برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد فراهم می‌سازد.

2-3-1- به مقدار درآوردن و کمی نمودن پیشنهادها را الزامی می‌کند.

3-3-1- فعالیت واحدهای تابعه را در جهت اهداف سازمانی شرکت هدایت می‌کند.

4-3-1- نتایج مورد انتظار از اجرای عملیات آتی شرکت را تشریح می‌کند.

5-3-1- موجب طرح‌ریزی دوره‌ای و بهبود و هماهنگی طرحها می‌گردد؛ و به این طریق موجب کاهش اتلاف منابع، کنترل هزینه‌ها و احتمالاً افزایش سود شرکت می‌شود.

4-1- حیطه کاربرد این روش برای تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی (سالیانه) شرکت در مدیریت .................

کاربرد داشته و رعایت مفاد آن توسط این مدیریت، کمیته بودجه‌بندی و سایر افراد همکار تهیه بودجه عملیاتی الزامی است.

5-1- حیطه عدم کاربرد این روش در سایر واحدهای سازمانی شرکت کاربرد ندارد - تعاریف و اصطلاحات 1-2- بودجه؛ بودجه درواقع بیان عددی یا ریالی برنامه‌ها و مبنایی برای کنترل عملیات سازمان می‌باشد.

ویژگیهای بودجه عبارتند از: 1-1-2- بودجه تصویری از آینده است که قصد داریم به آن برسیم.[iii] 2-1-2- بودجه می‌تواند علاوه بر اینکه بصورت ارقام ریالی بیان شود بصورت ارقام فیزیکی نیز مطرح شود.[iv] 3-1-2- بودجه توسط مراجع بالای سازمان تأیید و تصویب می شود و تنها تحت شرایط خاصی ممکن است تغییر کند.[v] 4-1-2- بودجه معیاری برای کنترل عملیات در مقایسه با اهداف است.

2-2- کنترل؛ عبارت است از بررسی و هدایت منطقی عملیات در جهت بکارگیری مؤثر منابع شرکت؛ به نحویکه دست‌یابی به نتایج مطلوب ممکن گردد.[vi] 3-2- بودجه عملیاتی؛ بطور معمول، برای اجرای برنامه‌ها، در ادامه بودجه برنامه‌ای، بودجه‌ای دیگر با عملیات خاص و با جزئیات بیشتری تعیین می‌گردد که به آن بودجه عملیاتی و فرآیند تهیه آن بودجه‌بندی عملیاتی گفته می‌شود.[vii] 4-2- پیش نیازهای لازم برای استقرار روش بودجه‌بندی شرکت جهت برقراری روش بودجه‌بندی و کنترل بودجه‌ای شرکت وجود شرایط و ضوابط زیر ضروری است: 1-4-2- داشتن سیاستها، خط و مشی‌ها و برنامه‌های مشخص و روشن برای کل شرکت و هر یک از واحدهای ستادی دفتر مرکزی.[viii] 2-4-2- تشکیلات سازمانی مناسب، به نحویکه تشخیص مراکز مسؤولیت در شرکت را به سهولت ممکن سازد.[ix] 3-4-2- طبقه‌بندی مناسب حسابها به نحویکه انجام عملیات مالی، جهت هر یک از واحدها و برحسب نوع هزینه قابل تفکیک و شناسایی باشد.[x] 5-2- عامل محدودکننده بودجه‌بندی عملیاتی 1-5-2- عامل محدودکننده فعالیت شرکت عبارت است از عاملی که در یک زمان خاص یا در طول یک دوره مشخص فعالیتهای شرکت را –به ویژه در بخشهای حساس و مهم- تحت شعاع خود قرار داده، محدود می‌کند.

2-5-2- عامل محدودکننده ممکن است بسته به شرایط بیرونی (خارجی) و درونی (داخلی) شرکت، طی ادوار مختلف تغییر کند.

بدین لحاظ می‌تواند هر یک از فعالیتهای مهم و امکانات عملیاتی شرکت، نظیر: سرمایه‌گذاری در شرکتهای بورسی یا غیربورسی، بهینه‌سازی پرتفوی، ایجاد بردهای تخصصی گسترده و مانند اینها باشد.

3-5-2- در ابتدای تنظیم بودجه در دوره مالی، بایستی عامل محدودکننده شرکت مورد بررسی و دقت قرار گیرد.[xi] 6-2- ارتباط بودجه و گزارشات مدیریت مهمترین جنبه‌های ارتباط بودجه و گزارشات مدیریت عبارتند از: 1-6-2- جنبه‌های کنترلی روش بودجه‌بندی از طریق گزارش‌دهی مدیریت قابل دست‌یابی است.

با تأکید بر این نکته هماهنگیهای لازم در طرح صورتهای بودجه پیشنهادی از نظر تأمین اطلاعات کنترلی و مقایسه‌ای مورد نیاز گزارشات مدیریت به عمل آمده است.

2-6-2- در تدوین بودجه عملیاتی (سالیانه) شرکت اطلاعات موجود در گزارشات مدیریت به عنوان یکی از مبانی اصلی قلمداد گردیده است؛ از اینرو توجه به تهیه و تنظیم صحیح و کامل آن موجب بارور شدن اطلاعات بودجه‌ای شرکت در ادوار بعدی خواهد شد.

3-6-2- استفاده صحیح از روش بودجه‌بندی، هنگامی عملی خواهد بود که علّت‌یابی نسبت به فعالیتهای منعکس شده در گزارشات مدیریت سریعاً صورت گیرد.

برای مثال برای اینکه آیا مغایرتهای مربوط به هر یک از عوامل هزینه درنتیجه چه عامل یا عواملی بوده، به همراه دیگر بررسیهای لازم می‌تواند در انجام پیش‌بینی‌های مقرون به واقعیت در سالهای آتی مفید واقع شوند.

7-2- اجزاء روش بودجه‌بندی عملیاتی روش بودجه‌بندی شرکت از اجزاء عمده زیر تشکیل گردیده است: 1-7-2- بودجه عملیاتی بودجه عملیاتی محور روش بودجه‌بندی بوده و خلاصه عملکرد فعالیتهای اصلی شرکت را در قالب سود و زیان کل نشان می‌دهد.

بودجه عملیاتی شرکت از بخشهای زیر تشکیل می‌گردد: بودجه‌ های عملکرد و سود و زیان بودجه‌ های درآمد بودجه‌ های هزینه 1-1-7-2- شروع و مبنای کار تهیه بودجه عملیاتی، برآورد ظرفیت و توان شرکت در سرمایه‌گذاری می‌باشد.

پس از آن با توجه به برنامه‌ای بلندمدت و برنامه‌ای کوتاه مدت (عملیاتی سالیانه) شرکت و نیز سیاستها و خط‌مشی‌های ابلاغی از سوی مدیرعامل- که در واقع سیاستها و خط‌مشی‌های هیئت مدیره شرکت می‌باشد- بودجه درآمدهای غیرعملیاتی و بودجه هزینه‌های عملیاتی و غیرعملیاتی، تنظیم می‌گردد.[xii] 2-1-7-2- بودجه عملیاتی، سالیانه و بعد از گذشت تقریباً 9 ماه از سال جاری (که با توجه به دوره‌ مالی شرکت، منظور پایان شهریورماه سال جاری می‌باشد) با توجه به عوامل زیر برای سال آتی تنظیم می‌گردد: 1-2-1-7-2- سیاستها و خط‌مشی‌های مدیریت (هیئت مدیره) در سال آتی (سال بودجه).

2-2-1-7-2- پیش‌بینی‌های کلی در رابطه با: اقتصاد کلان کشور، سیاستهای پولی، بازار سرمایه، بازار پول، ظرفیت سرمایه‌گذاری شرکت، تنوع سبد سهام (پرتفوی)، توسعه شبکه رایانه‌ای، جذب و توسعه نیروی انسانی و مانند اینها، با توجه به آمار مربوط به فعالیتهای گذشته شرکت و تغییرات احتمالی در سال بودجه.

3-2-1-7-2- پیش‌بینی آثار تورم و سایر عوامل مؤثر در تعیین ضرایب (نرخهای) بودجه‌ای 3-2-1-7-2- پیش‌بینی آثار تورم و سایر عوامل مؤثر در تعیین ضرایب (نرخهای) بودجه‌ای.

3-1-7-2- در بودجه عملیاتی، سال بودجه به دوره‌های 3 ماهه و ماهانه تفکیک گردید تا مقایسه نتایج عملیات واقعی با برنامه‌های از پیش تعیین شده و کنترل مغایرتها به موقع انجام پذیرد.

4-1-7-2- جهت انعکاس ارقام بودجه‌ای در بسیاری از موارد از دو فرم «برگ محاسبه بودجه» و «صورت بودجه» استفاده شده است.

برگ محاسبه بودجه که از آن برای نشان دادن ارقام پیش‌بینی شده مربوط به یک فعالیت، طی سال و به تفکیک ماههای مربوطه استفاده می‌شود، مبنای اصلی تهیه صورت بودجه درآمد عملیاتی و غیرعملیاتی، همینطور هزینه‌های عملیاتی و غیرعملیاتی که دارای اطلاعات اضافه‌تری است قرار می‌گیرد.

صورت بودجه، بیشتر جنبه اطلاعاتی و تصمیم‌گیری کلی در ارتباط با ارقام بودجه داشته و به همین جهت ارقام مندرج در آن طی ادوار 3 ماهه نشان داده می‌شود.

در صورتهای بودجه اطلاعات زیر درج می‌گردد: بودجه سال جاری بودجه سال آتی به تفکیک 3 ماهه سال مبنای پیش‌بینی (سالی که بالاترین کارایی را در عادی‌ترین شرایط داشته است) اطلاعات واقعی 9 ماهه اول سال جاری و اطلاعات 3 ماهه پیش‌بینی درصد تغییرات بودجه نسبت به سال جاری پیوست شماره 3-5 الی 5-5: نمای تفصیلی بودجه‌های عملکرد و سود و زیان، بودجه‌های درآمد 2-7-2- بودجه سرمایه‌ای 1-2-7-2- بودجه سرمایه‌ای منعکس‌کننده برآورد جمع هزینه‌هایی است که پیش‌بینی می‌شود در داراییهای ثابت شرکت سرمایه‌گذاری شود.

البته اقلام سرمایه‌ای که برای آنها بودجه درنظر گرفته می‌شود ممکن است به بیش از یک دوره بودجه مربوط شود که در این صورت آن بخش از هزینه‌های خرید و ایجاد داراییهای ثابت که به دوره بودجه مورد نظر ارتباط می‌یابد تفکیک شده و بودجه سال مورد نظر لحاظ می‌گردد.

2-2-7-2- بودجه سرمایه‌ای شرکت عمدتاً در ارتباط با برنامه‌های جایگزینی داراییهای ثابت که مستهلک و فرسوده شده‌اند و برای ادامه فعالیت احتیاج به تعویض خواهند داشت، تنظیم می‌گردد.

علاوه بر آن شرکت ممکن است در راستای اجرای برخی برنامه‌های رشد و توسعه و یا گسترش بخشی از فعالیتهای خود اقدام به خرید تجهیزات اداری، کامپیوتر و متعلقات و وابسته نماید که پیش‌بینی‌های مربوط به آن نیز در بودجه‌ سرمایه‌ای منظور می‌گردد.

3-2-7-2- بودجه سرمایه‌ای سالیانه و همزمان با بودجه عملیاتی شرکت تهیه می‌شود.

4-2-7-2- اطلاعات بودجه سرمایه‌ای به دوره‌های سه ماهه تفکیک می‌گردند.

پیوست شماره 6-5: شمای بودجه سرمایه‌ای 3-7-2- بودجه نقدی 1-3-7-2- جهت آگاهی مدیران، به ویژه مدیرعامل شرکت از منابع نقدی و به منظور ایجاد توازن در دریافت و پرداخت، بودجه وضعیت نقدی پیش‌بینی شده است.

2-3-7-2- بودجه نقدی به دوره‌های 3 ماهه تفکیک می‌گردد که سه ماهه اول نیز به دوره‌های کوتاه‌تر ماهانه تقسیم شده‌اند.

در سال بودجه، پس از کسب اطلاعات دقیق‌تر از نحوه دریافتها و پرداختها و در زمانی نزدیک‌تر به 3 ماهه دوم، سوم یا چهارم نیز می‌توان هر یک از سه ماهه‌ها را به دوره‌های کوتاه‌تر ماهانه تقسیم و بودجه نقدی آن دوره‌ها را مشخص کرد.

3-3-7-2- دوره بودجه نقدی مشابه دوره بودجه عملیاتی شرکت سالانه و منطبق با آن می‌باشد.

پیوست شماره 7-5: شمای بودجه نقدی 8-2- شماره‌گذاری صورتها و برگهای محاسبه بودجه 1-8-2- شماره‌گذاری صورتها برگهای محاسبه بودجه به ترتیبی صورت گرفته که هم نیاز فعلی برای شماره‌گذاری فرمها را تأمین نماید و هم امکان شماره‌گذاری فرمهایی که در آینده و بر حسب ضرورت تهیه خواهند شد فراهم می‌سازد.

نحوه شماره‌گذاری صورتها و برگهای محاسبه بودجه به ترتیب زیر می‌باشد: 1-1-8-2- شماره ترتیب صورتها و برگهای محاسبه بودجه در هر یک از طبقه‌بندی یاد شده در بند 1-8-2 از شماره «01» شروع می‌شود.

پیوست شماره 8-5: فهرست کلی صورتها و برگهای محاسبه بودجه روش بودجه‌بندی شرکت 9-2- کمیته بودجه؛ کمیته‌ای است که طی بند ............

روش بودجه‌بندی شرکت تشکیل می‌شود و وظایف و مسؤولیتهای مندرج در بند ...............

همین روش را بر عهده دارد.

فهرست مطالب فصل3 مسؤولیتها 3- مسؤولیتها 1-3- مسؤولیت تهیه و ابلاغ بخشنامه بودجه 1-1-3- مسؤولیت تهیه و ابلاغ بخشنامه بودجه هر سال، وقتی شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی داشته باشد، مطابق بند 1-3 روش برنامه ریزی شرکت (کد: ..................................

) بر عهده مدیرعامل می‌باشد؛ که در آن صورت، اهداف، سیاستها و خط‌مشی‌های بودجه نیز همراه با هدفها و سیاستهای برنامه‌ریزی همان سال در قالب بخشنامه برنامه و بودجه تهیه و به واحدهای سازمانی ذیربط ابلاغ می‌گردد.

2-1-3- مسؤولیت تهیه و ابلاغ بخشنامه بودجه در سال/ سالهایی که شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را نداشته باشد مطابق همین بند از روش بودجه‌بندی شرکت بر عهده مدیرعامل می‌باشد: 1-2-1-3- مسؤولیت تهیه پیش‌نویس بخشنامه بودجه؛ طبق بند ..............

روش بودجه‌بندی عملیاتی بر عهده کمیته بودجه‌ می‌باشد.

2-2-1-3- مسؤولیت تأیید پیش‌نویس بخشنامه بودجه؛ طبق بند ..............

روش بر عهده رئیس کمیته بودجه می‌باشد.

3-2-1-3- مسؤولیت تهیه دستورالعملها و پیوستهای بخشنامه بودجه؛ طبق بند ..............

روش، کمیته بودجه مسؤول تهیه دستورالعملها و پیوستهای بخشنامه بودجه‌بندی می‌باشد.

4-2-1-3- مسؤولیت تأیید دستورالعملها و پیوستهای بخشنامه بودجه؛ طبق بند ..............

روش بودجه، بر عهده کمیته بودجه شرکت می‌باشد.

5-2-1-3- مسؤولیت تأیید نهایی بخشنامه بودجه؛ طبق بند ..............

روش بودجه، مسؤولیت تأیید و امضاء بخشنامه بودجه بر عهده رئیس هیأت مدیره شرکت می‌باشد.

6-2-1-3- مسؤولیت ابلاغ بخشنامه بودجه؛ طبق بند ..............

روش بر عهده مدیرعامل و رئیس کمیته تدوین بودجه شرکت می‌باشد.

2-3- مسؤولیت تشکیل کمیته بودجه 1-2-3- مسؤولیت تشکیل کمیته بودجه در سال، وقتی شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را داشته باشد، مطابق بند 2-3 روش برنامه‌ریزی شرکت (کد: .....

) بر عهده مدیرعامل شرکت می‌باشد؛ که در آن صورت افرادی – از اعضای شرکت یا خارج از شرکت- به عنوان اعضای کمیته برنامه و بودجه انتخاب خواهند شد و مسؤولیت تهیه و تنظیم برنامه و بودجه همان سال را بر عهده خواهند داشت.

2-2-3- مسؤولیت تشکیل کمیته بودجه در سال/ سالهایی که شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را نداشته باشد مطابق همین بند از روش بودجه‌بندی شرکت بر عهده مدیرعامل شرکت می‌باشد: 1-2-2-3- مسؤولیت انتخاب اعضای کمیته بودجه؛ مسؤولیت انتخاب اعضای کمیته بودجه، از بین افراد پیشنهادی مدیریت مالی اداری بر عهده مدیرعامل شرکت می‌باشد.

2-2-2-3- مسؤولیت صدور احکام اعضای کمیته بودجه، بر عهده مدیرعامل شرکت می‌باشد.

3-3- مسؤولیت هدایت و هماهنگی بین مسؤولین بودجه؛ طبق بند ..............

روش، بر عهده مدیریت مالی اداری می‌باشد.

4-3- مسؤولیت توجیه نمایندگان واحدهای سازمانی شرکت درباره بودجه بندی عملیاتی 1-4-3- مسؤولیت توجیه نمایندگان واحدهای سازمانی شرکت (و یا حتی نمایندگان نمایندگیها/ شرکتهای وابسته به شرکت که در آینده ایجاد می‌شوند) وقتی شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی داشته باشد، مطابق بند ..........

روش برنامه‌ریزی شرکت (کد: ....

) بر عهده کمیته برنامه و بودجه شرکت می‌باشد؛ که در آن صورت مطابق آنچه در بند مزبور (بند ............

روش برنامه‌ریزی شرکت) آمده است کار توجیه نمایندگان یاد شده انجام خواهد شد.

2-4-3- مسؤولیت توجیه نمایندگان واحدهای سازمانی شرکت (و یا حتی نمایندگان نمایندگیها/ شرکتهای وابسته به شرکت که در آینده ایجاد می‌شوند) در سال/ سالهایی که شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را نداشته باشد، مطابق همین بند از روش بودجه‌بندی شرکت بر عهده کمیته بودجه شرکت می‌باشد: 1-2-4-3- درخواست از واحدهای سازمانی شرکت برای معرفی نمایندگان خود؛ طبق بند ...-1-4 روش بر عهده کمیته بودجه می‌باشد.

2-2-4-3- برگزاری جلسه توجیهی یک روزه درباره بودجه‌بندی عملیاتی؛ طبق بند ...-1-4 روش بر عهده کمیته بودجه می‌باشد.

در صورتیکه جلسه توجیهی یک روزه در تهران یا هر یک از شهرهای مورد نظر کمیته بودجه برگزار شود، مدیریت مالی اداری مسؤولیت همکاری با کمیته بودجه را بر عهده خواهند داشت.

5-3- مسؤولیت تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی 1-5-3- مسؤولیت تهیه و تنظیم برنامه و بودجه عملیاتی، وقتی شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را داشته باشد، مطابق بند ......

روش برنامه‌ریزی شرکت (کد: .....

) بر عهده کمیته برنامه و بودجه می‌باشد؛ که در آن صورت کلیه افراد مدعو به جلسات کمیته برنامه‌ریزی عملیاتی، مسؤولیت همکاری با آن کمیته را بر عهده خواهند داشت.

2-5-3- مسؤولیت تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی، در سال/ سالهایی که شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را نداشته باشد مطابق همین بند از روش بودجه‌بندی شرکت بر عهده کمیته بودجه می‌باشد.

کلیه افراد مدعو به جلسات کمیته بودجه‌بندی عملیاتی مسؤولیت همکاری با این کمیته را بر عهده خواهند داشت.

6-3- مسؤولیت تصویب بودجه 1-6-3- مسؤولیت تصویب برنامه و بودجه عملیاتی، وقتی شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را داشته باشد، مطابق بند ...

روش برنامه‌ریزی عملیاتی (کد: .....

) بر عهده مدیرعامل و رئیس کمیته برنامه و بودجه شرکت می‌باشد.

که در آن صورت، آن را مطابق بند ......-4 روش برنامه‌ریزی انجام خواهد داد.

2-6-3- مسؤولیت تصویب بودجه عملیاتی، در سال/ سالهایی که شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را نداشته باشد و درصدد باشد تا فقط اقدام به تهیه بودجه عملیاتی نماید مطابق همین بند از روش بودجه‌بندی شرکت بر عهده مدیرعامل و رئیس کمیته بودجه می‌باشد.

که می‌بایستی آن را مطابق بند ........-4 روش بودجه‌بندی انجام دهد.

7-3- مسؤولیت ابلاغ بودجه 1-7-3- مسؤولیت ابلاغ برنامه و بودجه عملیاتی، وقتی شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را داشته باشد، مطابق بند 7-3 روش برنامه‌ریزی شرکت (کد: .....

) بر عهده مدیرعامل و رئیس کمیته برنامه و بودجه شرکت خواهد بودکه در آن صورت می‌بایستی آن را مطابق بند .......-4 روش برنامه‌ریزی انجام دهد.

2-7-3- مسؤولیت ابلاغ بودجه عملیاتی، در سال/ سالهایی که شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را نداشته باشد و درصدد باشد تا فقط اقدام به تهیه بودجه عملیاتی نماید مطابق همین بند از روش بودجه‌بندی شرکت بر عهده مدیرعامل و رئیس کمیته بودجه می‌باشد که می‌بایستی آن را مطابق بند .........-4 روش بودجه‌بندی انجام دهد.

8-3- مسؤولیت کنترل بودجه 1-8-3- مسؤولیت کنترل برنامه و بودجه ابلاغی، وقتی شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را داشته باشد، مطابق بند ...

) بر عهده کمیته برنامه و بودجه شرکت خواهد بود که در آن صورت، آن را مطابق بند .....-4 روش برنامه‌ریزی انجام خواهد داد.

2-8-3- مسؤولیت کنترل بودجه ابلاغی، در سال/ سالهایی که شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را نداشته باشد و درصدد باشد تا تنها اقدام به تهیه بودجه عملیاتی نماید، مطابق همین بند از روش بودجه‌بندی شرکت بر عهده کمیته بودجه شرکت خواهد بود؛ که در این صورت این مسؤولیت را مطابق بند ........-4 روش بودجه‌بندی شرکت انجام خواهد داد.

9-3- مسؤولیت بازنگری و اصلاح بودجه 1-9-3- مسؤولیت اصلاحیه برنامه و بودجه عملیاتی، وقتی شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را داشته باشد مطابق بند ...

) بر عهده هر یک از واحدهای سازمانی مربوطه (یعنی واحد سازمانی‌ای که درصدد اصلاح برنامه و بودجه مصوبش می‌باشد) و کمیته برنامه و بودجه خواهد بود.

هر یک از واحدهای سازمانی مربوط و نیز کمیته برنامه و بودجه این مسؤولیت را مطابق بند .......-4 روش برنامه‌ریزی شرکت انجام خواهند داد.

2-9-3- مسؤولیت اصلاحیه بودجه عملیاتی، در سال/ سالهایی که شرکت قصد انجام برنامه‌ریزی عملیاتی را نداشته باشد و درصدد باشد تا فقط اقدام به تهیه بودجه عملیاتی نماید، مطابق همین بند از روش بودجه‌بندی شرکت بر عهده واحد سازمانی مربوط (یعنی واحد سازمانی‌ای که درصدد اصلاح بودجه مصوبش می‌باشد) و کمیته بودجه خواهد بود؛ که در این صورت هر یک از واحدهای سازمانی مربوطه و نیز کمیته بودجه می‌بایستی این مسؤولیت را مطابق بند .......-4 روش بودجه‌بندی شرکت انجام دهند.

فهرست مطالب فصل4 مراحل و گردش کار 4- مراحل و گردش کار 1-4- فرآیند اول: فرآیند آماده‌سازی مقدمات بودجه‌بندی 1-1-4- مرحل اول: تهیه و ابلاغ بخشنامه بودجه‌ عملیاتی 1-1-1-4- گام اول: صدور دستور انجام بودجه‌بندی مدیرعامل شرکت باید طی نامه‌ای آغاز بودجه‌بندی را اعلام و دستور تشکیل کمیته بودجه را به مدیریت مالی و اداری در زمان مقرر (به پیوست شماره 9-5: جدول زمانبندی بودجه‌بندی عملیاتی شرکت نگاه کنید) صادر نماید.

پیوست شماره 10-5: نمونه نامه مدیرعامل شرکت مبنی بر تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی شرکت 2-1-1-4- گام دوم: تهیه پیش‌نویس بخشنامه بودجه عملیاتی مدیریت مالی و اداری باید پس از آگاهی از دستور مدیرعامل شرکت، مبنی بر آغاز فعالیتهای بودجه‌بندی عملیاتی (به پیوست شماره 10-5 نگاه کنید) نسبت به تهیه پیش نویس بخشنامه بودجه اقدام و نتیجه را برای بررسی و تأیید به کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت ارسال نماید.

پیوست شماره 11-5: نمونه نامه ارسال پیش‌نویس بخشنامه بودجه به کمیته بودجه 3-1-1-4- گام سوم: تأیید پیش‌نویس بخشنامه بودجه توسط کمیته بودجه کمیته بودجه‌بندی عملیاتی باید پس از بررسی دقیق محتوای بخشنامه بودجه نسبت به تأیید آن اقدام نماید.

امضاء مدیرعامل و رئیس کمیته بودجه شرکت در پایین صفحه آخر پیش‌نویس بخشنامه بودجه به منزله تأیید آن از سوی کمیته بودجه‌بندی عملیاتی خواهد بود.

4-1-1-4- گام چهارم: تأیید (امضاء) بخشنامه بودجه توسط رئیس هیئت مدیره شرکت رئیس هیئت مدیره شرکت باید پیش‌نویس بخشنامه بودجه عملیاتی را که به تأیید کمیته بودجه‌بندی عملیاتی رسیده است مطالعه نماید و چنانچه نظر اصلاحی دارد اعمال کند و در هر حال پس از تهیه متن نهایی بخشنامه بودجه و پیوستهای آن که توسط دبیرخانه کمیته بودجه‌بندی- مستقر در دفتر مدیرعامل- انجام می‌شود نسبت به تأیید و امضاء آن اقدام نماید.

پیوست شماره 12-5: نمونه نامه ارسال پیش‌نویس بخشنامه بودجه به هیئت مدیره شرکت 5-1-1-4- گام پنجم: تهیه دستورالعملها و پیوستهای بخشنامه بودجه مدیریت مالی و اداری بایستی در موعد تعیین شده در جدول زمانبندی بودجه‌بندی عملیاتی (به پیوست شماره 9-5 نگاه کنید) نسبت به تهیه دستورالعملها و پیوستهای مورد نیاز بخشنامه بودجه عملیاتی اقدام نماید.

6-1-1-4- گام ششم: تأیید درستی دستورالعملها و پیوستهای بخشنامه بودجه عملیاتی توسط کمیته بودجه کمیته بودجه‌بندی عملیاتی باید دستورالعملها و پیوستهای بخشنامه بودجه را که توسط مدیریت مالی و اداری تهیه شده است با دقت بررسی و تأیید کند.

پیوست شماره 13-5: نمونه نامه ارسال دستورالعملها و پیوستهای بخشنامه بودجه به کمیته بودجه 7-1-1-4- گام هفتم: ابلاغ بخشنامه بودجه مدیرعامل و رئیس کمیته بودجه شرکت بایستی در موعد مقر (به پیوست شماره 9-5 نگاه کنید) نسبت به ابلاغ بخشنامه بودجه اقدام نماید.

پیوست شماره 14-5: نمونه نامه ابلاغ بخشنامه بودجه و پیوستهای آن 8-1-1-4- گام هشتم: بررسی اقدامات انجام شده تا گام هفتم فرآیند آماده‌سازی مقدمات بودجه‌بندی به منظور حصول اطمینان از نحوه اقدامات انجام شده تا گام هفتم فرآیند بودجه‌بندی عملیاتی (فرآیند آماده‌سازی مقدمات بودجه‌بندی عملیاتی) مدیریت مالی و اداری بایستی اقدامات به عمل آمده را بررسی نماید؛ بدین منظور مدیریت مزبور بایستی در «چک لیست سنجش و ارزیابی آمادگی شرکت برای بودجه‌بندی عملیاتی، فرآیند اول: فرآیند آماده‌سازی مقدمات بودجه‌بندی عملیاتی/ گام اول تا هفتم» را تکمیل و به تأیید مدیرعامل و رئیس کمیته بودجه شرکت برساند.

پیوست شماره 15-5: چک لیست سنجش و ارزیابی آمادگی شرکت برای بودجه‌بندی: فرآیند اول: مرحل اول/ گام اول تا هفتم 1-8-1-1-4- مدیریت مالی و اداری بایستی شرح عملیات لازم برای اقدامات انجام شده را مشخص و مسؤولیت افرادی را که باید اقدامات لازم را در زمان مقرر انجام دهند تعیین و در خانه تعبیه شده در چک لیست بنویسد.

2-1-4- مرحله دوم: تشکیل کمیته بودجه‌بندی عملیاتی 1-2-1-4- گام نهم: انتخاب اعضای کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت مدیریت مالی و اداری بایستی 2 تا 3 نفر از مدیران و کارشناسان شرکت را برای عضویت در کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت به مدیرعامل پیشنهاد دهد.

پیوست شماره 16-5: فرم پیشنهاد برای عضویت در کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت 1-1-2-1-4- مدیرعامل شرکت بایستی پس از موافقت با عضویت افراد پیشنهادی مدیریت مالی و اداری در کمیته بودجه‌بندی عملیاتی، نسبت به صدور احکام آنان اقدام نماید.

پیوست شماره 17-5: نمونه حکم عضویت در کمیته بودجه‌بندی عملیاتی 2-2-1-4- گام دهم: سازماندهی کمیته بودجه‌بندی عملیاتی ساختار کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت به شکل زیر می‌باشد: 1-2-2-1-4- رئیس کمیته بودجه‌بندی عملیاتی؛ برای هر دوره بودجه‌بندی عملیاتی شرکت، مدیرعامل شرکت به عنوان رئیس کمیته بودجه‌بندی عملیاتی ایفای نقش خواهد کرد.

(به توضیحاتی که در این باره طی یادداشت شماره 19 ارائه شده نگاه کنید.) 2-2-2-1-4- اعضای کمیته بودجه‌بندی عملیاتی؛ که برای هر دوره بودجه‌بندی عملیاتی با پیشنهاد مدیریت مالی و اداری، توسط مدیرعامل و رئیس کمیته به عنوان اعضای کمیته بودجه انتخاب می‌شوند.

3-2-1-4- گام یازدهم: وظایف و مسؤولیتهای کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت 1-3-2-1-4- کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت وظایف و مسؤولیتهای زیر را بر عهده دارد: 1-1-3-2-1-4- تنظیم برنامه چگونگی تهیه بودجه شرکت 2-1-3-2-1-4- ایجاد هماهنگی و پیشبرد فرآیندها، مراحل و گامهای مختلف برنامه تهیه بودجه عملیاتی 3-1-3-2-1-4- بررسی پیشنهادهای بودجه‌ای واحدهای سازمانی شرکت 4-1-3-2-1-4- تهیه و تنظیم بخشنامه بودجه و پیوستهای آن 5-1-3-2-1-4- تهیه، تنظیم و تدوین بودجه عملیاتی جهت ارائه به هیأت مدیره شرکت (به منظور تصویب نهایی) 6-1-3-2-1-4- نظارت بر حسن اجرای بودجه مصوب 7-1-3-2-1-4- انجام اقدامات و بررسیهای لازم درباره اصلاحیه بودجه 2-3-2-1-4- هدایت و هماهنگی بین مسؤولین بودجه‌بندی عملیاتی وظیفه هدایت و هماهنگی مابین مسؤولین تهیه، تنظیم و تدوین بودجه عملیاتی شرکت بر عهده مدیریت مالی و اداری خواهد بود.

3-3-2-1-4- مراحل اصلی تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی، همراه با واحدها و افرادی که مسؤولیت اقدام در هر یک از این مراحل را بر عهده دارند در پیوست شماره 18-5 نشان داده شده است.

همانطور که ملاحظه می‌کنید در این فرم، ستونهایی نیز برای نشان دادن شروع، خاتمه و مدت هر یک از این مراحل تعیین گردیده است که کار تکمیل آن جزو وظایف کمیته بودجه‌بندی عملیاتی می‌باشد.

پیوست شماره 18-5: نمونه فرم برنامه تنظیم بودجه عملیاتی 4-2-1-4- گام دوازدهم: جلسات کمیته بودجه‌بندی عملیاتی 1-4-2-1-4- سازماندهی جلسات کمیته بودجه‌بندی عملیاتی ساختار جلسات کمیته بودجه‌بندی عملیاتی- بر پایه روش تعاملی برگزاری جلسات- به شکل زیر خواهد بود: 1-1-4-2-1-4- رئیس؛ رئیس کمیته بودجه‌بندی عملیاتی (مدیرعامل شرکت) ریاست جلسات این کمیته را نیز بر عهده خواهد داشت.

در این جلسات وی عضو فعالی است که تمام تصمیمات نهایی را اتخاذ می‌کند.

2-1-4-2-1-4- مجری؛ عضوی است بی‌طرف که در نظریات جلسه کمیته بودجه‌بندی عملیاتی مشارکت ننموده و در ارزیابی آنها نقش ندارد بلکه نقش او فقط کمک به کمیته بودجه‌بندی عملیاتی در زمینه متمرکز کردن انرژیها در زمینه وظایف، جلوگیری از برخورد شخصی در کمیته بودجه‌بندی و ایجاد فرصت برای مشارکت کلیه افراد می‌باشد.

3-1-4-2-1-4- دبیر؛ فردی بی‌طرف و ارزیابی کننده کمیته بودجه‌بندی عملیاتی است؛ و- در روش تعاملی برگزاری جلسات- وظیفه نوشتن نقطه نظرات اساسی افراد بر روی ورقه‌های بزرگ نصب شده بر روی دیوار را در خلال جلسه بر عهده دارد.

4-1-4-2-1-4- اعضاء جلسه؛ اعضای کمیته بودجه‌بندی عملیاتی که مشارکت کننده فعال در جلسه می‌باشند.

2-4-2-1-4- تعداد جلسات کمیته بودجه‌بندی عملیاتی 1-2-4-2-1-4- تعداد جلسات مورد نیاز برای تهیه و تنظیم بودجه‌ عملیاتی شرکت بر حسب پیچیدگی و سطح کیفی مورد انتظار که از دستور مدیرعامل شرکت برای انجام بودجه‌بندی عملیاتی قابل استنباط می‌باشد، می‌تواند بین 8 تا 10 جلسه باشد.

2-2-4-2-1-4- جلسات کمیته بودجه‌بندی می‌بایستی در طول دوره بودجه‌بندی عملیاتی که به طور معمول 2 تا 3 ماه به طول می‌انجامد برگزار شود.

3-2-4-2-1-4- هر یک از اعضای کمیته بودجه‌بندی عملیاتی باید آمادگی این را داشته باشند تا به میزان ساعات و روزهای درنظر گرفته شده برای جلسات، از وقت ماهیانه خود را در دوره بودجه‌بندی به کار بودجه‌بندی عملیاتی شرکت اختصاص دهند.

4-2-4-2-1-4- جلسات کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت باید به گونه‌ای سازماندهی شود که صرفاً بر روی اجزاء فرآیند اصلی بودجه‌بندی عملیاتی متمرکز گردد.

5-2-4-2-1-4- کمیته بودجه‌بندی عملیاتی شرکت می‌تواند از سایر کارکنان شرکت یا افراد متخصص خارج از شرکت، حسب مورد جهت شرکت در هر یک از جلسات بودجه‌بندی دعوت بعمل آورد.

پیوست شماره 19-5: فرم دعوت نامه برای شرکت در جلسه 6-2-4-2-1-4- دبیر جلسه بایستی کلیه- نکات مهم- مباحث جلسه و سؤال و جوابهای مطرح شده را در فرم صورتجلسه مشروح ثبت نماید.

پیوست شماره 20-5: فرم صورتجلسه مشروح 7-2-4-2-1-4- کمیته بودجه‌بندی عملیاتی می‌تواند از کلیه کارکنان شرکت برای مشارکت در بودجه‌بندی دعوت به عمل آورد؛ براین اساس: 1-7-2-4-2-1-4- چنانچه شرکت دارای نظام پیشنهادات مصوب و فعال باشد کمیته بودجه‌بندی عملیاتی می‌تواند با استناد به همین بند از روش بودجه‌بندی، از نظام مزبور برای جلب همکاریها و مشارکت کارکنان برای تنظیم بودجه عملیاتی اثربخش‌تر استفاده نماید.

پیوست شماره 1/21-5: فرم اطلاعیه دعوت جهت مشارکت در بودجه‌بندی عملیاتی/ نمونه اول 2-7-2-4-2-1-4- در صورتیکه شرکت بطور کلی فاقد نظام پیشنهادات و یا فاقد نظام پیشنهادات فعال باشد، کمیته بودجه‌بندی عملیاتی می‌تواند با استناد به همین بند از روش بودجه‌بندی، نسبت به جلب همکاریها و مشارکت کارکنان برای تنظیم بودجه بهتر هر چه عملیاتی اقدام نماید.

پیوست شماره 2/21-5: فرم اطلاعیه دعوت جهت مشارکت در بودجه‌بندی عملیاتی/ نمونه دوم 5-2-1-4- گام سیزدهم: بررسی اقدامات انجام شده تا گام دوازدهم فرآیند آماده‌سازی مقدمات بودجه‌بندی عملیاتی به منظور حصول اطمینان از مجموعه اقدامات انجام شده تا گام دوازدهم فرآیند بودجه‌بندی عملیاتی، مدیریت مالی و اداری بایستی اقدامات بعمل آمده را بررسی نماید؛ بدین منظور مدیریت مزبور بایستی «چک لیست سنجش و ارزیابی آمادگی شرکت برای بودجه‌بندی عملیاتی، فرآیند اول: فرآیند آماده‌سازی مقدمات بودجه‌بندی عملیاتی/ مرحله دوم: گام نهم تا دوازدهم را تکمیل و به تأیید مدیرعامل و رئیس کمیته بودجه شرکت برساند.

پیوست شماره 21-5: چک لیست سنجش و ارزیابی آمادگی شرکت برای بودجه‌بندی: فرآیند اول: مرحله دوم/ گام نهم تا دوازدهم 1-5-2-1-4- مدیریت مالی و اداری بایستی شرح عملیات لازم برای اقدامات انجام شده را مشخص و مسؤولیت افرادی را که باید اقدامات لازم را در زمان مقرر انجام دهند تعیین و در خانه تعبیه شده در چک لیست بنویسد.

2-4- فرآیند دوم: فرآیند اصلی بودجه‌بندی عملیاتی 1-2-4- مرحله اول: بررسی موقعیت فعلی شرکت 1-1-2-4- گام اول- تشریح طبیعت کار و فعالیت شرکت کمیته بودجه‌بندی عملیاتی بایستی در نخستین گام از فرآیند اصلی بودجه‌بندی به تشریح کامل طبیعت کار و فعالیت شرکت بپردازد و نتیجه را در فرم «تشریح کامل طبیعت کار و فعالیت شرکت» درج نماید.

پیوست شماره 23-5: فرم تشریح کامل طبیعت کار و فعالیت شرکت 2-2-4- مرحله دوم: ارزیابی وضعیت داخلی/ خارجی شرکت 1-2-2-4- گام دوم: ارزیابی وضعیت داخلی شرکت ارزیابی وضعیت داخلی شرکت، ارزیابی موقعیت، عملکرد، مسائل و مشکلات بالقوه شرکت است؛ بر این اساس کمیته بودجه‌بندی عملیاتی بایستی با استفاده از فرم «ارزیابی وضعیت داخلی شرکت» به بررسی موقعیت گذشته و موقعیت فعلی شرکت بپردازد و در تلاش برای جستجوی مواردی که نیازمند بهبود است نسبت به شناسایی نقاط قوت و ضعف – فعلی – شرکت اقدام نماید.

پیوست شماره 24-5: فرم ارزیابی وضعیت داخلی شرکت 2-2-2-4- گام سوم: ارزیابی وضعیت خارجی شرکت ارزیابی وضعیت خارجی شرکت، درواقع تجزیه و تحلیل عناصر کلیدی خارجی و یا عواملی است که بر روی محیط پیرامون شرکت تأثیر می‌گذارند؛ بر این اساس کمیته بودجه‌بندی عملیاتی بایستی با بررسی محیط، به شناسایی محیط فعلی پیرامون شرکت و پیش‌بینی تغییرات آینده محیط پیرامون شرکت بپردازد و نتیجه را در فرم «ارزیابی وضعیت خارجی شرکت» درج نماید.

پیوست شماره 25-5: فرم ارزیابی وضعیت خارجی شرکت 3-2-4- مرحله سوم: بررسی موقعیت آینده شرکت 1-3-2-4- گام چهارم- تبیین اهداف عملیاتی طی این مرحله از فرآیند اصلی بودجه‌بندی کمیته بودجه‌بندی عملیاتی بایستی پس از نگاهی به مأموریت، چشم‌انداز و خط‌مشی‌های اصلی شرکت، نسبت به تهیه و تنظیم اهداف عملیاتی مهم سال بودجه اقدام و نتیجه را در فرم «اهداف عملیاتی شرکت» درج نماید.

پیوست شماره 26-5: فرم اهداف عملیاتی شرکت 4-2-4- مرحله چهارم: تهیه و تنظیم بودجه کمیته بودجه‌بندی عملیاتی بایستی طی این مرحله از فرآیند اصلی بودجه‌بندی نسبت به تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی سال بودجه اقدام نماید؛ بر این اساس کمیته بودجه‌بندی عملیاتی بایستی با توجه به اهداف عملیاتی سال بودجه، با تکمیل کاربرگهای محاسبه و صورتهای بودجه نسبت به تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی سال بودجه اقدام نماید.

1-4-2-4- گام پنجم- تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی طی این گام، کمیته بودجه‌بندی عملیاتی بایستی ضمن انجام بررسیهای لازم و با توجه به مفاد بخشنامه بودجه و پیوستهای آن، به ویژه ضوابط مالی ناظر بر تهیه و تنظیم بودجه نسبت به تکمیل کاربرگهای محاسبه و صورتهای بودجه عملیاتی (کاربرگهای محاسبه و صورتهای بودجه‌ای که با شماره اصلی 2100 شماره‌گذاری شده‌اند) اقدام نماید.

بر این اساس: 1-1-4-2-4- تهیه و تنظیم بودجه‌های درآمد کمیته بودجه‌بندی عملیاتی بایستی طی مجموعه اقداماتی که ذیل همین بند از روش بودجه‌بندی انجام می‌دهد نسبت به تهیه و تنظیم بودجه درآمدهای شرکت (کاربرگهای محاسبه و صورتهای بودجه‌ای که با شماره فرعی 2130 مشخص شده‌اند) اقدام نماید.

1-1-1-4-2-4- کمیته بودجه‌بندی عملیاتی و گروههای کاری آن بایستی طی این اقدام، «برگ محاسبه بودجه درآمدهای عملیاتی شرکت»، برگ محاسبه شماره 2135، را تکمیل نمایند.