با استفاده از ماکروهایOffice XP ، از شر یکنواختی کارهای تکراری راحت شوید .
قابلیتهای افزوده شده در Office XP نسبت به نسخه های قبلی Office فراوانند اما شاید یکی از مفیدترین آنها ماکروها باشند.
درواقع هدف اصلی از طراحی ماکرو، آسانتر کردن کارها و سهولت دسترسی به بخشهای مختلف برنامه های کاربردی Office از قبیلWord ،Excel و PowerPoint است Office XP .به شما اجازه می دهد تا ماکروهایی ایجاد کنید که کارهای ناخوشایند و تکراری را تنها با کلیک روی یک آیکن یا زدن یک یا چند کلید انجام دهید.
اصول ماکرو
ماکرو مجموعه ای از فرمانها، کلیدها و یا کلیکهای ماوس است که می توانید آن را ذخیره و هر وقت که خواستید اجرا کنید.
اگر مجبورید به طور مداوم کارهای تکراری و معینی را درWord ، Excel یا WordPerfect انجام دهید، میتوانید با ترکیب و ذخیره مراحل کار در یک ماکرو و سپس اجرای آن با کلیک روی یک آیکن و یا فشردن ترکیبی از کلیدها، حجم کارتان را سبک کنید .
دو راه برای ایجاد ماکروهای Office وجود دارد :
ضبط ضربه کلیدها در حین انجام مراحل یک کار یا نوشتن آنها از ابتدا.
نوشتن ماکروازابتدا:این روش مستلزم فراگیری زبان برنامه نویسی Visual Basic برای برنامه های کاربردی یا VBA است .از آنجا که در بیشتر اوقات، ضبط ضربه کلیدها یا کلیکهای ماوس برای ضبط کننده ماکرو درWord ، Excel و یا PowerPoint آسانتر و موثرتر است، ما هم در این مقاله به تشریح این روش می پردازیم .
نحوه ایجاد ماکرو
فرآیند ضبط یک ماکرو درWord ، Excel یا PowerPoint بسیار شبیه به هم است .در هر یک از این برنامهها باید یک سند جدید باز کنید و سپس از منویTools به ترتیب گزینههای Macro و Record New Macro را انتخاب کنید تا کادر محاورهای Record Macro باز شود.
در این کادر، شما نامی را برای ماکرو در نظر می گیرید، محلی را انتخاب می کنید و توضیحی را برای آن تایپ می کنید Word .و Excel به شما اجازه می دهند که یک کلید میانبر بسازید تا بعدا برای اجرای ماکرو از آن استفاده کنید .علاوه بر این ،Word به شما این امکان را می دهد که برای ماکروی مورد نظر خود یک آیکن روی نوار ابزار ایجاد کنید .
بعد از طی این مراحل، برای بستن کادر محاورهای Record Macro روی دکمه OK کلیک کنید.
اکنون ضبط کننده ماکرو ضربه کلیدها و کلیکهای ماوس را ضبط می کند.
فقط تایپ کرده و کلیک کنید .بدانید آنچه انجام می دهید در ماکروی مربوطه ذخیره خواهد شد.
در این حین یک نوار ابزار شناور کوچک با دو دکمه را نیز ملاحظه خواهید کرد .
این دکمه ها عبارت انداز Stop Recording:و.Pause Recording
برای ایجاد یک وقفه کوتاه در عملیات ضبط ماکرو روی دکمه Pause Recording کلیک کنید.
هنگامی که آماده از سرگیری عملیات شدید، روی همان آیکن مجددا کلیک کنید.
زمانی که عمل ضبط ماکرو را به پایان رساندید، بر روی دکمه Stop Recording کلیک کنید .تبریک به شما، حالا داری یک ماکرو هستید.
یک ماکروی ساده ایجاد کنید
بیایید یک ماکروی خیلی ساده به نام Task Pane درست کنیم تا خستگی از تن شما خارج شود .این ماکرو را در Word ایجاد خواهیم کرد، اما طرز کار بسیار شبیه به سایر برنامه های کاربردی است، به طوری که شما می توانید به راحتی این ماکرو را در سایر برنامه های کاربردی نظیر Excel یا PowerPoint نیز ایجاد کنید .
عجیب اینجاست که چرا مایکروسافت یک کلید ترکیبی برای باز کردن Task Pane اختصاص نداده است .شما میتوانید با انتخاب Task Pane از منوی View یا با فشردن دکمه های Alt + V + K آن را باز کنید .ولی هر دوی این روشها کمی غیرحرفهای و عذاب آور هستند .در عوض بیایید یک ماکروی ساده ایجاد کنیم که وقتی کلیدهای Alt + T را می فشارید، Task Pane باز شود .یک سند جدید Word باز کنید .از بسته بودن Task Pane اطمینان حاصل کنید .از منویTools ، گزینه Macro و سپس گزینه Record New Macro را انتخاب کنید .در کادر محاورهایRecord Macro ، در نوار ، کلمه Task Pane را تایپ کنید .سپس، در لیست گزینه را انتخاب و در کادر Description جمله را تایپ کنید .آنگاه روی آیکن صفحه کلید کلیک کنید تا کادر محاورهای Customize Keyboard گشوده شود .نشانگر ماوس را به نوار منتقل کنید و کلیدهای Alt+T را همزمان فشار دهید .لیست را همچنان روی Normal.
dot تنظیم کنید .در پایان روی دکمه و سپس روی دکمه کلیک کنید .اکنون وارد مرحله ضبط ماکروی جدید شدید .
در این قسمت از کار، کلیدهایAlt ، V و K را همزمان فشار دهید .بعد از آن روی دکمه در نوار ابزار ماکرو کلیک کنید .با این عمل،Word ، پنجره Task Pane را گشوده و نوار ابزار ماکرو ناپدید میشود .از این پس هر گاه خواستید Task Pane را باز کنید، فقط کافیست کلیدهای Alt+T را فشار دهید .
اصول ماکرو ماکرو مجموعه ای از فرمانها، کلیدها و یا کلیکهای ماوس است که می توانید آن را ذخیره و هر وقت که خواستید اجرا کنید.
دو راه برای ایجاد ماکروهای Office وجود دارد : ضبط ضربه کلیدها در حین انجام مراحل یک کار یا نوشتن آنها از ابتدا.
نوشتن ماکروازابتدا:این روش مستلزم فراگیری زبان برنامه نویسی Visual Basic برای برنامه های کاربردی یا VBA است .از آنجا که در بیشتر اوقات، ضبط ضربه کلیدها یا کلیکهای ماوس برای ضبط کننده ماکرو درWord ، Excel و یا PowerPoint آسانتر و موثرتر است، ما هم در این مقاله به تشریح این روش می پردازیم .
نحوه ایجاد ماکرو فرآیند ضبط یک ماکرو درWord ، Excel یا PowerPoint بسیار شبیه به هم است .در هر یک از این برنامهها باید یک سند جدید باز کنید و سپس از منویTools به ترتیب گزینههای Macro و Record New Macro را انتخاب کنید تا کادر محاورهای Record Macro باز شود.
بعد از طی این مراحل، برای بستن کادر محاورهای Record Macro روی دکمه OK کلیک کنید.
این دکمه ها عبارت انداز Stop Recording:و.Pause Recording برای ایجاد یک وقفه کوتاه در عملیات ضبط ماکرو روی دکمه Pause Recording کلیک کنید.
یک ماکروی ساده ایجاد کنید بیایید یک ماکروی خیلی ساده به نام Task Pane درست کنیم تا خستگی از تن شما خارج شود .این ماکرو را در Word ایجاد خواهیم کرد، اما طرز کار بسیار شبیه به سایر برنامه های کاربردی است، به طوری که شما می توانید به راحتی این ماکرو را در سایر برنامه های کاربردی نظیر Excel یا PowerPoint نیز ایجاد کنید .
عجیب اینجاست که چرا مایکروسافت یک کلید ترکیبی برای باز کردن Task Pane اختصاص نداده است .شما میتوانید با انتخاب Task Pane از منوی View یا با فشردن دکمه های Alt + V + K آن را باز کنید .ولی هر دوی این روشها کمی غیرحرفهای و عذاب آور هستند .در عوض بیایید یک ماکروی ساده ایجاد کنیم که وقتی کلیدهای Alt + T را می فشارید، Task Pane باز شود .یک سند جدید Word باز کنید .از بسته بودن Task Pane اطمینان حاصل کنید .از منویTools ، گزینه Macro و سپس گزینه Record New Macro را انتخاب کنید .در کادر محاورهایRecord Macro ، در نوار ، کلمه Task Pane را تایپ کنید .سپس، در لیست گزینه
dot)> را انتخاب و در کادر Description جمله را تایپ کنید .آنگاه روی آیکن صفحه کلید کلیک کنید تا کادر محاورهای Customize Keyboard گشوده شود .نشانگر ماوس را به نوار منتقل کنید و کلیدهای Alt+T را همزمان فشار دهید .لیست را همچنان روی .
dot تنظیم کنید .در پایان روی دکمه و سپس روی دکمه کلیک کنید .اکنون وارد مرحله ضبط ماکروی جدید شدید .
در این قسمت از کار، کلیدهایAlt ، V و K را همزمان فشار دهید .بعد از آن روی دکمه در نوار ابزار ماکرو کلیک کنید .با این عمل،Word ، پنجره Task Pane را گشوده و نوار ابزار ماکرو ناپدید میشود .از این پس هر گاه خواستید Task Pane را باز کنید، فقط کافیست کلیدهای Alt+T را فشار دهید .
چند قاعده این قواعد را هنگام ساختن ماکروها به یادداشته باشید: نامگذاری ماکرو:در نام ماکرو نباید از فضای خالی (Space)استفاده کنید .بهتر است برای آن نامی منطقیانتخاب کنید که گویای عملکرد آن باشد.
انتخاب مکان ماکرو: هنگام تعیین محل ذخیره ماکرو، می توانید مشخص کنید که ماکرو در سند جاری یا در تمام اسناد اجرا شود.
بدون شک اغلب اوقات مایلید ماکرویی بسازید که برای همه اسناد قابل استفاده باشد .بدین منظور درWord ، به عنوان محل ذخیره ماکرو گزینه All Documents (Normal.dot) و در،Excel گزینه Personal Macro Workbook را انتخاب کنید اما در PowerPoint فقط به شما اجازه داده میشود که ماکرو را در سند جاری ذخیره کنید .
فعال کردن ماکرو: زمانی که ترکیبی از کلیدها را در نظر گرفتید تا بعدا آنها را برای اجرای ماکرو به کار ببرید، دقت کنید که این ترکیب قبلا به مورد دیگری اختصاص داده نشده باشد، مانند ترکیب کلیدهای Ctrl+C که برای فرمان Copy در نظر گرفته شده است .در چنین شرایطی، کادر محاورهای Record Macro به شما هشدار میدهد که ترکیب کلیدی مورد نظر را انتخاب نکنید چون برای فرمان دیگری در نظر گرفته شده است.
انتخاب یک لایه امنیتی :از آنجا که اکثر افراد، ویروسها را از طریق ماکروها انتشار میدهند، به همین دلیل XP یک ویژگی امنیتی با سه سطح بالا، متوسط و پایین در اختیار کاربران میگذارد .برای تنظیم سطح امنیتی، یک برنامه کاربردی Office را باز کرده و سپس به ترتیب گزینه هایTools، Macro وSecurityرا انتخاب کنید تا کادر محاورهای Security ظاهر شود .اگر گزینه High را انتخاب کنید، دیگر نمیتوانید هیچ ماکرویی را اجرا کنید .اگر مایلید ماکروها را اجرا کنید، لازم است سطوح امنیتی Medium و یا Low را در نظر بگیرید.
اگر هنگام اجرای ماکرو نمی خواهید اخطارها را مشاهده کنید، سطح امنیتی Medium بهترین انتخاب است و اگر از ماکروها زیاد استفاده می کنید و نمی خواهید به هیچ وجه اخطاری دریافت کنید، گزینه Low را برگزینید .
ساده اما کامل در پایان، بهترین کار اینست که ماکروهای خود را هر چه ساده تر ایجاد کنید، زیرا ماکروهای پیچیده، همیشه آن طور که می خواهید عمل نمی کنند.
به علاوه ساده ترین ماکروها، مفیدترین هم خواهند بود.
ماکروی Task Pane نمونه سادهای است که نحوه عملکرد یک ماکرو را نشان می دهد.
امید است چگونگی ایجاد ماکروها را به خوبی فرا گرفته باشید و بتوانید برای صرفه جویی در زمان خود از آنها بهره کافی ببرید